5 dicas de organização de escritório para aumentar a produtividade

Um dos pontos mais importantes para manter a produtividade é também algo muitas vezes ignorado por completo: a organização do escritório. A maioria das técnicas dá destaque à gestão de tempo, seja por manter as prioridades certas ou por seguir métodos que ajudam a se concentrar e realizar mais tarefas em períodos menores.

Mas como a organização do ambiente de trabalho pode afetar a sua produtividade e, mais importante, o que fazer diante disso?

Veja agora por que a decoração e até detalhes aparentemente insignificantes do ambiente têm grande impacto sobre a forma de desempenhar sua função e a qualidade final do que você produz.

Como a organização de escritório afeta a produtividade

Talvez você nunca tenha parado para pensar em como a organização de escritório tem um papel tão destacado na produtividade de todos na empresa.

Pode até ser que esteja acostumado a trabalhar no meio da bagunça já por um bom tempo. Se esse for o caso, pode ter certeza de que você e seus funcionários estão desempenhando muito abaixo do que poderiam!

A explicação é bem lógica: o nosso cérebro funciona de forma incrível, processando cada detalhe do que está à nossa volta para nos ajudar a realizar as tarefas que temos em mãos.

Quanto mais bagunçado o escritório, mais detalhes desnecessários o cérebro precisa processar, o que tira parte do foco na atividade sendo realizada e nos deixa mais lentos, ou seja, menos produtivos.

Além disso, a bagunça toma mais tempo para encontrarmos os materiais que precisamos e completar até mesmo as tarefas mais simples.

Já aconteceu, por exemplo, de você perder cinco minutos procurando por um grampeador ou um clipe de papel só para prender um documento qualquer?

Essas situações passam despercebidas, mas quando pensamos em todo o tempo perdido por conta da falta de organização de escritório, se torna clara a necessidade de fazer algo a respeito.

5 dicas para organizar melhor seu escritório

Sabendo que a organização fará toda a diferença na produtividade, de forma individual e coletiva, você deve estar se perguntando o que fazer para deixar o escritório em boas condições, certo?

Felizmente, nós também pensamos nisso, e separamos 5 dicas práticas que vão ajudá-lo a lidar com alguns dos principais vilões de qualquer escritório:

  • falta de espaço;
  • acúmulo de papel;
  • hábito de deixar tudo desarrumado.

Para garantir uma boa organização de escritório e colher os frutos disso com um aumento na produtividade, é indispensável que você:

1. Faça a decoração com móveis funcionais

Nos últimos anos, se tornou tendência o uso de móveis funcionais nas empresas, e isso tem um bom motivo: eles servem tanto como peça de decoração, alegrando e embelezando o ambiente, quanto para facilitar o trabalho.

Os mais comuns são os móveis que têm duas funções diferentes e economizam espaço quando não estão em uso.

Isso normalmente é feito com peças que utilizam áreas pouco aproveitadas, como as paredes, que são um bom exemplo dessa mudança no uso do espaço.

Antes usadas apenas para pendurar quadros, elas agora podem abrigar prateleiras discretas e muito úteis, que dispensam o uso de armários robustos no escritório.

2. Aposte em documentos digitais para facilitar a gestão

Sem dúvida, um dos principais problemas da falta de organização de escritório tem a ver com o acúmulo de papel. Afinal, essa é uma questão muito complexa de resolver.

Por um lado, muita papelada desnecessária fica acumulada, em parte por falta de cuidado ou pela correria do dia a dia. Por outro, muitos documentos precisam ser guardados por anos, por sua importância jurídica e fiscal.

Ter um profissional cuidando apenas dos arquivos é simplesmente impensável, então o que fazer para resolver isso? A melhor solução é automatizar e simplificar a gestão de documentos por meio de soluções digitais.

Hoje em dia, há excelentes opções de serviços que permitem fazer uma gestão de todo tipo de documento, até mesmo transformando imagens em arquivos de texto com reconhecimento de caracteres.

Algo assim limparia quase completamente o ambiente e acabaria com as dores de cabeça para encontrar qualquer tipo de documento.

3. Escolha bons aplicativos corporativos

Existem aplicativos corporativos que podem ajudar muito na organização do escritório. Hoje em dia, para cada necessidade de uma empresa, existem soluções tecnológicas de qualidade no mercado — desde os apps de comunicação interna e gestão de projetos até a contratação de serviços comuns.

E assim como no caso da gestão de documentos, esses aplicativos servem para automatizar tarefas comuns, facilitar as interações com os clientes e reduzir custos, tudo isso sem gerar mais papéis que precisem ser guardados ou descartados.

4. Use objetos que economizem espaço e facilitem a comunicação

Um problema que muitas empresas enfrentam é a falta de espaço.  Algumas das razões para isso são o alto preço do aluguel, o crescimento rápido da equipe ou a falta de melhores opções dentro da área escolhida para sediar a empresa.

O fato é que esse problema pode ser resolvido, ao menos em parte, pelo uso de objetos que economizem espaço, como caixas organizadoras.

Elas podem guardar grandes quantidades de objetos menos utilizados, mas ainda assim mantê-los à disposição quando necessário.

Outra boa opção são os quadros de comunicação, que podem servir para distribuir avisos coletivos e realizar reuniões abertas de planejamento com maior clareza e, novamente, sem o uso de papel.

5. Motive seus colaboradores a participar na organização

Por fim, nenhuma dessas dicas vai ser suficiente se a ideia de manter o escritório bem organizado não se tornar um hábito compartilhado por todos. Pensando nisso, é essencial que você torne essa tarefa suave e constante. Como?

Implemente as mudanças aos poucos, eduque a equipe e tire um tempo para organizar o ambiente de trabalho, no início de cada dia ou antes de encerrar o expediente.

Essas pequenas ações serão suficientes para manter os colaboradores motivados e produtivos, com o escritório organizado e sem desperdícios.

A organização de escritório pode mudar completamente a produtividade de todos na empresa. O melhor é que isso pode ser feito sem precisar gastar muito tempo aprendendo novas técnicas complexas ou investindo muito dinheiro. Basta seguir as orientações práticas que mostramos aqui. E aí, vamos começar?

Gostou dessas dicas para deixar o seu escritório mais organizado? Que outras técnicas você costuma usar para aumentar a produtividade no trabalho? Conte para nós, deixe seu comentário!

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