Produtividade nas alturas: conte com a tecnologia

Quem nunca desejou que o dia tivesse mais do que 24 horas que atire a primeira pedra. O aumento da produtividade é algo muito almejado no âmbito pessoal e profissional, uma vez que todos temos cada dia mais pratinhos para equilibrar ao mesmo tempo e distrações que tiram o nosso foco. A boa notícia é que, quando falamos de produtividade relacionada a uma empresa, há alguns passos práticos que podem ajudar.

A tecnologia é o principal fator para descomplicar processos e tornar o dia a dia da empresa mais fácil (assim como na nossa vida pessoal, né?) e, assim, consequentemente evitar a perda de tempo da equipe com trabalhos burocráticos que poderiam ser feitos com apenas um clique.

Se você já está nesse caminho de avanço digital ou quer saber mais, é só ficar de olho nas dicas aqui embaixo.

Aumento da produtividade com documentos e arquivos online

Esta dica ajuda todos os ramos de negócio, mas é ainda mais benéfica para quem trabalha com muitos arquivos de papel. Imagine que você tem de separar uma pilha de documentos diariamente e, de repente, precisa conferir uma informação depois que organizou tudo em pastas ou em grandes armários de arquivamento?

Pior ainda se algum papel for perdido. Esse acontecimento mobilizará dezenas de colaboradores para achar um único papel. Para evitar esse tipo de aborrecimento, adotar um método para arquivar documentos e históricos em na nuvem, ou seja, em bancos de dados online pode ser uma ótima opção.

Se você não entende muito bem o que é nuvem, fique calmo, é complicado no início, mas você vai pegar o jeito. A nuvem é uma forma de armazenamento de dados, ou seja, documentos, planilhas, arquivos, apresentações etc. E existem diversas empresas que fornecem esse serviço de nuvem. É quase como se você usasse uma gaveta digital bem grande para organizar a papelada (que também precisa ser digital). 

Esse serviço pode ser gratuito ou pago, dependendo do tamanho da “gaveta” que você vai precisar. E porque isso é bom? Os arquivos em nuvem têm menor risco de serem perdidos, como pode acontecer ao deixá-los apenas gravados no seu computador, caso sua máquina venha a pifar algum dia. Fora isso, também fica bem mais simples acessar esses arquivos de qualquer computador e até do celular, usando apenas seu login e senha do serviço de nuvem utilizado.

Se digitalizar tudo for algo fora das capacidades da sua empresa, é importante considerar a possibilidade de deixar ao menos as informações de conferência mais frequente organizadas digitalmente.

Há muitas opções para isso, como em planilhas do Excel ou documentos em plataformas de compartilhamento on-line. Mas atenção, transfira o mesmo cuidado que você tem com a papelada para os arquivos digitais. Mantenha o antivírus atualizado e cuidado com as permissões e acessos concedidos.

CRM: o que são e para que servem?

Uma alternativa que vem sendo adotada por muitas empresas é a adoção de plataformas CRM. A sigla é da frase em inglês Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente).

Esse tipo de plataforma reúne dados do seu cliente e empresa, como e-mail dos consumidores, telefone, valores gastos na última compra, quantidade de estoque, entre outros recursos. Essas informações podem ficar armazenadas online, na plataforma de CRM que você contratar, ou podem ser baixadas e visualizadas em planilhas de Excel, onde você terá poderá aplicar filtros e manipular as informações conforme a necessidade da sua empresa. Se, por exemplo, você precisa frequentemente segmentar o envio de e-mails para seus clientes de determinadas regiões do país, utilizar esses dados para chegar a essas listas pode ser uma solução.

Essa pode ser uma saída inteligente para facilitar o dia a dia com apenas um clique e uma olhada rápida na tela. Há diversas opções e versões no mercado e algumas delas não exigem pagamento.

Agenda eletrônica de clientes

Outra boa alternativa é fazer um cadastro eletrônico de todos os seus clientes . Caso você já use algum sistema na sua empresa, faça esse procedimento nele. Além disso, é bem simples montar uma planilha no Excel com essas informações.

Anote o básico como nome, telefone, endereço, item ou serviço adquirido e a data do aniversário. Com bases nessas informações você consegue focar em ações específicas, como oferecer descontos em datas especiais e atendê-lo mais rápido sem ter que perguntar o local da entrega ou serviço toda vez (mas oriente sua equipe para que sempre confirme esse dado!).

Aplicativos de transporte

Se sua empresa costuma usar frota de carros ou táxi, saiba que o uso de aplicativo de transporte pode facilitar e agilizar a locomoção  dos seus funcionários.

Com um app de transporte, basta clicar na tela e solicitar um carro mais próximo. Mas lembre-se: para que o valor não seja cobrado no cartão do colaborador e evitar a necessidade de reembolso, é preciso selecionar a opção de pagamento pelo voucher corporativo. Não sabe como fazer isso? Veja aqui um passo a passo bem simples! 

É possível contratar um plano corporativo para sua empresa e pré-determinar gastos com os colaboradores e assim manter tudo sob controle. Para conhecer melhor esses e outros benefícios do 99 Empresas recomendamos que você leia essa seção do nosso blog: Novidades da 99.

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