Saiba o que é e como fazer um fluxo de caixa eficaz na sua empresa

Controle é a palavra de ordem na maioria dos ambientes corporativos. Acompanhar os detalhes do faturamento e dos gastos é algo vital para que uma empresa possa crescer e se manter competitiva. E um dos principais procedimentos para zelar pelo dinheiro da companhia é o fluxo de caixa.

Esse processo é obrigatório em qualquer empresa, mas alguns empreendedores não entendem como ele funciona, ou não sabem em que ele consiste. Se você tem essas dúvidas, não se preocupe. Aqui vamos explicar o que é, como funciona e qual é a sua importância. Além disso, daremos algumas dicas para melhorá-lo em sua empresa.

Acompanhe este post e descubra como fazer um fluxo de caixa eficaz!

O que é o fluxo de caixa?

Em termos simples, é a movimentação financeira de todas as entradas e saídas de recursos em uma empresa, ou seja, a soma de todo o faturamento de determinado período, ao lado dos custos daquele mesmo tempo.

Por exemplo, durante um mês, uma companhia acompanhou seus rendimentos, que totalizaram R$80 mil. Nesse mesmo período, foram anotados gastos equivalentes a R$75 mil. Isso significa que, após a análise do fluxo de caixa, o lucro estimado para aquele mês foi de R$5 mil.

A maior função do fluxo de caixa é garantir a precisão dos valores de entrada e saída de uma empresa, evitando imprecisões e dúvidas. Olhar apenas o faturamento nunca é suficiente para determinar o desempenho financeiro da sua organização.

Ainda que você tenha arrecadado mais do que normalmente recolhe em determinado período, isso não fará diferença se o investimento feito inicialmente foi alto. Os dois valores terão se anulado, ou pior, o gasto terá superado o rendimento.

Além disso, o fluxo de caixa serve para determinar exatamente para onde os recursos serão destinados e de onde vêm os rendimentos. Isso ajuda a planejar futuros investimentos e mudanças, melhorando os processos de tomada de decisão e sua gestão estratégica.

Como fazer um fluxo de caixa eficaz

Realize-o no fim de cada dia

O “fechamento de caixa” feito na maioria dos comércios também se aplica a empresas de qualquer segmento, desde empreendedores autônomos até grandes bancos. Ao final de cada expediente, antes de fechar as portas, é prudente tomar nota de todas as vendas ou serviços realizados, todos os gastos e qualquer outra variação de caixa.

Ainda que os gastos de sua empresa sejam, aparentemente, sempre os mesmos e não exista uma grande variação no período de um dia, anote tudo. É preciso ter todos os dados em mãos na hora de avaliar o desempenho da companhia, mesmo que as despesas pareçam irrelevantes.

Anote e classifique todas as transações

Um dos principais aspectos do fluxo de caixa é a precisão dos dados que são coletados. Não basta chegar no final do mês apenas com os totais de saídas e rentabilidade. Você precisa saber exatamente de onde veio e para onde foi cada centavo, desde a conta de luz, gastos com táxis até a aquisição de um imóvel empresarial.

Esse tipo de informação mostra onde estão os maiores gastos da empresa e oferece uma boa estimativa de como eles podem ser otimizados. Por exemplo, o gasto de transporte está muito acima do esperado? Talvez sua empresa seja vítima de alguma fraude, ou seu sistema de gestão de transportes não seja muito eficiente.

Faça um planejamento

A análise do fluxo de caixa pode auxiliar nas projeções. A partir das leituras anteriores e de certas atitudes empresariais já tomadas, você pode tentar estimar qual será o seu faturamento ou seus gastos para o próximo mês.

De fato, é possível usar tais estimativas para criar um plano financeiro, determinando uma meta de redução de custos e/ou de aumento de faturamento a cada período.

Utilize uma ferramenta tecnológica

Por fim, pode ser um desafio fazer o fluxo de caixa perfeito de uma empresa de médio ou grande porte, com total precisão. São muitos detalhes, dezenas de recibos e sempre existe a possibilidade de algo ter sido mal registrado logo no começo. Para evitar esse tipo de problema, o ideal é utilizar a tecnologia a seu favor.

Existem vários softwares de gestão empresarial disponíveis. Alguns possuem diferentes funcionalidades de acordo com seu propósito, mas todos são úteis de alguma forma para o controle financeiro da empresa.

Um programa para atendimento ao cliente, por exemplo, permite registrar instantaneamente o pedido, seu valor e sua origem, sem ter que parar um dia inteiro para conferir recibos de papel ou e-mails. Outras ferramentas facilitam também a parte operacional, como um aplicativo para gestão de táxis, que evita ainda adiantamentos e reembolsos, aumentando a segurança e a transparência em seu fluxo de caixa.

Quais erros você nunca deve cometer

Considerar o dinheiro antes de entrar

Já mencionamos que você pode planejar seu fluxo de caixa para o futuro. Mas se os valores ainda não chegaram à sua empresa, a quantia não pode ser considerada. Registrar um lançamento futuro como parte do seu orçamento resulta em sérios problemas. Em caso de imprevistos, você gastará mais do que possui, o que pode causar impactos e prejuízos.

Sempre faça esse tipo de anotação separadamente, evitando qualquer confusão. Quando o pagamento de fato chegar, será o momento de fazer o lançamento em seu registro.

Irregularidade na frequência dos levantamentos

Mencionamos que o ideal é acompanhar o fluxo de caixa todos os dias, mas sabemos que nem sempre isso será possível. O dia a dia de cada empresa tem peculiaridades, então fique atento: é possível registrar por períodos mais longos que um dia. Controles semanais, quinzenais ou até mesmo mensais podem funcionar bem, mas atenção: não deixe de realizar o controle orçamentário e se manter no comando de toda a situação.

É válido ressaltar que os dados coletados nesses períodos preestabelecidos só devem ser comparados entre si. Comparar o desempenho quinzenal com o mensal pode mascarar resultados e levar sua empresa a cometer erros estratégicos, então fique atento!

Fazer previsões pouco realistas

O maior erro em qualquer planejamento de fluxo de caixa é não ter expectativas realistas. Esse problema pode ser causado por várias coisas: erros de registro iniciais; dificuldades de planejamento empresarial; superestimar certas tendências de mercado; misturar contas pessoais e profissionais etc.

Foque suas previsões nos dados já coletados e evite ao máximo erros de registro. Acredite, eles são as maiores armadilhas para o rendimento de qualquer empresa.

Agora que você entende melhor a importância do fluxo de caixa da sua companhia, é hora de começar a acompanhar suas finanças. Se quiser ver mais detalhes ou ainda tem dúvidas sobre o assunto, veja nosso outro artigo sobre controle do fluxo de caixa para empresas.

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