A procrastinação é algo que afeta negativamente todas as empresas e ela pode ocorrer em todos os setores, com profissionais de todos os níveis, desde os cargos gerenciais até a base da pirâmide de colaboradores. Sabe quando você adia determinada tarefa o máximo que pode? Isso é a procrastinação! Nesse ritmo, a rotina de produção muitas vezes acaba atrasando ou até gerando volumes de trabalho desproporcionais.
Muitos gestores se perguntam como evitar a procrastinação no ambiente de trabalho sem entrar em atrito com a equipe ou ser mal interpretado A verdade é que esse comportamento é natural do ser humano e pode ser desencadeado por uma série de fatores.
Se você quer saber como amenizar esse problema aí na sua empresa, deixe a própria procrastinação de lado e leia esse artigo até o fim para conferir as algumas dicas eficientes:
Um método para acabar com a procrastinação
Foi quase no fim de 1980 que Francesco Cirillo, um italiano que tinha dificuldades para se concentrar nos estudos, usou um cronômetro em forma de tomate para criar a técnica chamada ‘pomodoro’, que leva o nome do fruto em italiano. Divulgada somente em 1992 a técnica foi muito aprimorada e tem como principal objetivo aumentar o foco, a concentração e consequentemente a produtividade. Você pode adotá-la na sua empresa (e nem vai precisar de um cronômetro em forma de tomate para isso, haha). Veja como fazer:
- Separe quatro períodos de tempo de 25 minutos ;
- Nesse período de tempo, a concentração e a produção da tarefa não pode parar;
- A cada 25 minutos de trabalho constante, deve-se tirar 5 minutos de descanso;
- Após completar 4 períodos desses, aproveite 30 minutos de abstração;
Parece simples, né? E de fato é, pedir que cada colaborador coloque isso no papel e de fato execute esse método irá ajudar muito a acabar com a procrastinação na sua empresa. Faça planejamentos e invista no hábito de que ninguém se interrompa desnecessariamente nos momentos de foco intenso no trabalho. Evite chamar seus colaboradores para reuniões nesse período, assim como transferir ligações que podem ser adiadas.
Para que essa técnica dê certo sua empresa, todos precisam estar muito bem organizados com as tarefas e isso é o que nós veremos no tópico a seguir.
Como evitar a procrastinação organizando as tarefas
Como falamos acima, a técnica ‘pomodoro’ pode ser ótima para aumentar a concentração e foco do seu time, mas isso só irá funcionar se toda a equipe já tiver uma rotina de trabalho muito bem estruturada. Para tal, é necessário separar as tarefas por setores e, dentro de cada setor, dividir as tarefas por colaborador. Pense em quem será o responsável tanto por fazer essa divisão, quanto por lidar com os imprevistos quando eles acontecerem.
Imagine, por exemplo, que surgiu uma tarefa extra muito importante. É ideal que já tenha alguém alerta para receber esse tipo demanda e reorganizar as prioridades, assim não é preciso parar toda a equipe para saber quem pode assumir a tarefa. A organização é sempre o primeiro passo para uma equipe altamente produtiva! Lembre-se disso.
Incentive os colaboradores com metas
O incentivo é muito importante para combater a procrastinação, que pode acontecer por estresse, ansiedade, desânimo com o trabalho, entre outros fatores. Nesses casos, é importante motivar a equipe para que alcancem metas, que podem ser pequenas e grandes. Elas devem ser recompensadas com reconhecimento, dinheiro ou pequenos benefícios, como ingressos para o cinema, um dia de folga etc.
Veja algumas dicas para evitar a procrastinação na prática:
- Estipule metas diárias;
- Crie pequenas metas com horários;
- Recompense os colaboradores mais produtivos;
- Ouça as dificuldades dos colaboradores que não batem as metas;
- Nunca crie metas impossíveis;
- Mantenha a lista de tarefas individuais sempre organizada.
Sua equipe está realmente procrastinando ou tem muito trabalho?
Se seu time estiver com muitas tarefas ou com dificuldades no ambiente de trabalho, essas dicas que você acabou de ler não irão resolver o problema. O primeiro passos é criar um bom clima no trabalho e organizar a agenda dos seus colaboradores. Veja quem tem trabalho demais e distribua igualmente, saiba quanto tempo demora cada uma das tarefas, para não exigir demais da sua equipe.
Por último e não menos importante, tenha consciência de que seu time é formado por seres humanos e a produtividade do dia ou mês pode ser variada, dependendo de uma série de fatores. Portanto, mensurar isso é muito complicado e essa rotina dificilmente se manterá intocável para sempre. A empatia e a compreensão devem ser as chaves para o bom líder que realmente deseja resolver esses problemas.
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