Gestão de documentos: como otimizar e aumentar a produtividade?

Pesquisas na área de papel e celulose mostram que o Brasil produz cerca de 10 milhões de toneladas de papel anualmente, volume que, em sua maior parte, destina-se a abastecer as necessidades administrativas das empresas nacionais. Você já parou para pensar na quantidade de arquivos físicos que passam pela sua organização todos os anos? Ou em quanto a sua empresa pode estar perdendo com uma gestão de documentos ineficiente?

Se você ainda duvida da importância dessa questão, continue a leitura deste post e descubra como uma gestão de documentos eficiente pode aumentar a produtividade da sua empresa!

Quanto custa uma gestão de documentos ruim?

Em geral, as empresas brasileiras ainda perdem centenas de horas de trabalho e milhões de reais em faturamento devido à má gestão de seus documentos.

O problema é que esse gap de eficiência, por ser silencioso, faz com que muitos gestores adiem o replanejamento da gestão de arquivos corporativos. Os dados de um levantamento da PwC, feito há alguns anos, são muito claros:

  • os gestores perdem, em média, 1 mês de trabalho procurando informações extraviadas;
  • os colaboradores gastam entre 5% e 15% do tempo lendo informações, mas até 50% procurando por elas;
  • o tempo de procura por documentos extraviados chega a 2 horas diárias;
  • o custo médio mundial para arquivar um documento é de US$ 20. No entanto, o custo para encontrar um arquivo perdido é de US$ 120 e o de recriá-lo, US$ 220;
  • um documento é fotocopiado cerca de 19 vezes. Quase 40% das impressões poderiam ser evitadas.

Todos os anos, aumenta exponencialmente a quantidade de dados físicos e digitais que passam pelas empresas, o que torna a área de gerenciamento de documentos altamente estratégica para o sucesso do negócio.

Um simples arquivo XML (como o da Nota Fiscal eletrônica) perdido pode gerar multas devastadoras para a sua organização. O mesmo se aplica aos depósitos do FGTS, que devem ser guardados por 30 longos anos. E o que dizer das empresas que ainda não aderiram aos aplicativos de táxi corporativo, perdendo milhares de reais com fraudes em recibos de viagens?

Mas não se preocupe, sabemos desses desafios e vamos mostrar algumas dicas para dinamizar seu gerenciamento de arquivos e torná-lo mais simples, barato e eficiente!

Como melhorar a gestão de documentos?

Confira abaixo algumas dicas para otimizar a gestão de documentos da sua empresa:

1. Revolucione sua gestão de arquivos a partir da assinatura digital

Apesar de a legislação sobre o assunto ter mais de 15 anos de vigência, muitos gestores ainda não estão convencidos de que a assinatura eletrônica tem a mesma validade jurídica de um documento assinado fisicamente. Você também não sabia?

Pois bem. Dê então uma olhada na Medida Provisória nº 2.200/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil. Aproveite, também, para checar os termos da Lei Federal nº 11.419/2006, um outro marco na gestão de documentos.

Você sabe quanto tempo perde assinando documentos manualmente? Um levantamento do IDCrespondeu a essa pergunta: nas empresas, funcionários e gestores gastam, em média, 4 horas por semana apenas nessa tarefa. Não é difícil concluir que tanto tempo gasto representa uma grande perda de produtividade, não é mesmo?

2. Centralize o armazenamento de seus documentos na nuvem

Uma vez que seus documentos são todos assinados eletronicamente, você pode extinguir por completo a tramitação física de arquivos. Mais do que isso: tem a possibilidade de centralizar seu armazenamento — o que, de preferência, deve ser feito em nuvem.

Muitas empresas têm parte de seus documentos alocados de forma física, enquanto outra parte está guardada de forma digital. Não adianta digitalizar apenas uma parcela de seu acervo, já que isso pode causar ainda mais confusão na organização dos documentos.

Onde estão arquivados os depósitos de FGTS? E os recibos de despesas com táxis? O que dizer dos esboços de seu planejamento estratégico para o ano seguinte?

Se você conseguiu implementar a assinatura eletrônica, não faz mais sentido continuar tramitando documentos físicos em sua organização. E, se tudo será digital, o ideal é que o armazenamento dos dados de sua companhia se apoie em tecnologias na nuvem.

Essa estratégia vai gerar mobilidade, redução de custos administrativos e, principalmente, o fim dos choques de informação entre os departamentos, pois todos terão acesso simultâneo aos mesmos dados.

3. Elabore processos bem-definidos para o envio de documentação

Lembra da pesquisa da PwC citada no início do post? Pois bem, o mesmo estudo mostrou que, no mínimo, 66% das informações guardadas pelas empresas poderiam ser removidas ou até mesmo destruídas, devido ao seu obsoletismo.

Dessa forma, organize uma tabela de temporalidade de todos os documentos que passam pela companhia, com base nos prazos máximos de armazenamento para cada arquivo, definidos pela legislação.

Documentos que não precisam ser guardados devem ser deletados. Inclusive, já existem sistemas que conseguem automatizar o período de alocação — prazo após o qual o arquivo é excluído automaticamente da base de dados. Isso reduz o tempo que sua equipe perde com a gestão de documentos, aumentando sua produtividade.

4. Utilize apps corporativos para controle de custos mais eficiente

Má gestão de documentos é uma torneira aberta pela qual escorre seu capital de giro. Uma situação corporativa clássica que ilustra essa afirmação é o extravio — proposital ou não — dos recibos de despesas de táxis pelos funcionários. Os colaboradores, ao serem questionados sobre a perda do documento, informam verbalmente os custos das corridas para fins de reembolso.

Como você garante que o valor informado está correto? Se sua empresa atua com esse nível de insegurança financeira, é possível que esteja sofrendo prejuízos silenciosos que, mais à frente, podem até comprometer suas operações.

Uma forma de solucionar essa questão é trocar seu antigo modelo de viagens corporativas, baseado em viagens isoladas de táxi — escolhidas aleatoriamente pelos colaboradores — pela gestão eletrônica das corridas por meio de apps de táxi corporativo.

Com esse sistema, o gestor consegue controlar todas as corridas de forma centralizada, com acompanhamento em tempo real de cada chamado. Além disso, todos os recibos são emitidos de forma eletrônica. O app também permite configurar cotas de viagens para cada funcionário.

A simples mudança para uma solução desse tipo traz diversos benefícios. Por exemplo:

  • extinguir os frequentes casos de extravios de recibos;
  • automatizar o gerenciamento de custos das viagens;
  • permitir a fixação de limites de viagens por colaborador;
  • predefinir faixas de horários em que as chamadas são permitidas.

Iniciativas assim são mais que uma gestão de documentos eficiente: tratam de uma gestão de custos de excelência.

Quer saber mais sobre esse tipo de solução? Continue conosco, descobrindo agora como um aplicativo de táxi pode facilitar as viagens corporativas! Sucesso e até a próxima!

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