Viagens a trabalho: como reduzir custos na estadia de funcionários?

As viagens a trabalho são muito importantes para um negócio. É o momento de estabelecer contatos e parcerias que podem ser determinantes para o futuro, ou de treinar a equipe de colaboradores a fim de deixá-la cada vez mais preparada para o mercado, entre tantas outras possibilidades.

É fato que, mesmo com os inúmeros avanços tecnológicos e facilidades de comunicação disponíveis atualmente, em alguns casos é impossível substituir os resultados que podem ser obtidos com uma viagem corporativa.

Mas é muito importante que o gestor fique atento aos custos envolvidos nesses processos. É claro que se trata de um investimento que trará retornos, mas é preciso encontrar formas de garantir que as viagens não se tornem onerosas demais ao final do mês.

Neste artigo, vamos avaliar algumas maneiras de diminuir os gastos com estadia nas viagens a trabalho, otimizando ainda mais os resultados da empresa. Acompanhe as dicas!

Conte com uma agência especializada

Nas empresas em que a demanda de viagens corporativas é constante, um ótimo caminho é contratar uma agência especializada. Além de diminuir o trabalho e a preocupação da sua equipe, a agência tem contatos importantes e parceiros frequentes e, com isso, consegue oferecer preços mais competitivos, seja nas passagens ou na hospedagem.

Busque uma agência que tenha experiência em viagens corporativas, apresente o perfil do seu negócio e explique um pouco como são as principais viagens realizadas pelos seus colaboradores. Tente elaborar um plano anual com a empresa, planejando os deslocamentos e contratações com antecedência — o que é fundamental se você quer economizar.

E em casos de viagens urgentes, conte também com esse parceiro, que vai fazer o possível para conseguir as melhores condições.

Reserve hotéis com boa localização

Lembre-se sempre de que a escolha do hotel não deve levar em conta somente o valor. É preciso pensar no conforto dos seus colaboradores, oferecendo condições para que realizem um bom trabalho. Opte por acomodações que tenham acesso livre à internet, um café da manhã completo e boa infraestrutura, com instalações novas e confortáveis.

Outro aspecto essencial (e que pode fazer toda a diferença em seu orçamento) é a localização. Busque hotéis próximos aos locais de reunião e outros espaços que a sua equipe vai visitar. Também é importante haver restaurantes e outros estabelecimentos comerciais por perto.

Assim, você vai economizar bastante com transporte, que pode ser um dos maiores gastos em uma viagem corporativa se não houver planejamento. Pense nisso!

Aposte em um aplicativo de táxi corporativo

Como já explicamos, o transporte é um gasto considerável e que está completamente ligado à estadia dos colaboradores. Quanto mais longe eles estiverem, mais a empesa terá que investir em transfer, táxi, motoristas etc.

Por isso, além de hospedar os colaboradores em um hotel com boa localização, é essencial construir parceria com um aplicativo de táxi corporativo, procurando uma empresa bem-preparada que ofereça as melhores condições.

Busque uma marca consolidada, com frotas disponíveis em todo o país. Crie uma conta para a sua empresa e consiga preços acessíveis, além de ter maior controle das despesas (o que é indispensável na organização das finanças ao final de uma viagem).

Seja fiel aos seus fornecedores

Quanto mais viagens corporativas a sua empresa fizer, maior será a sua capacidade de negociação com os fornecedores. Mas, para que isso aconteça, é fundamental se manter fiel às suas escolhas.

Fazer reservas sempre com a mesma companhia aérea, hospedar a equipe na mesma rede hoteleira, usar o mesmo aplicativo de táxi corporativo no transporte, tudo isso permite que você construa relações interessantes com os seus fornecedores, que sejam valiosas para ambos os lados.

Uma boa ideia é apresentar o seu empreendimento e o perfil de viagens realizadas, buscando negociar melhores condições para a utilização recorrente do serviço!

Planeje sempre

É claro que existem viagens urgentes, que aparecem quando nós menos esperamos. Mas lembre-se de que essa não pode ser a regra: o planejamento é indispensável para conseguir reduzir os custos.

Ninguém melhor que o gestor, que conhece as necessidades e rotinas da empresa, para preparar as viagens frequentes. Converse com a sua equipe, oriente os departamentos a fazer tudo sempre com antecedência e incentive a cultura do planejamento em toda a organização. Pode ter a certeza de que esse cuidado vai fazer a diferença em seu orçamento.

Conte com um sistema de gerenciamento

Um sistema de gerenciamento é uma tecnologia muito interessante, que pode ajudar a sua empresa a cortar gastos e otimizar todas as etapas.

Ele vai além de uma simples plataforma de compra de passagens. Por meio do sistema, os colaboradores podem programar suas viagens, pesquisar preços, escolher uma hospedagem com localização adequada, solicitar o reembolso de custos etc.

A economia tem bastante a ver com organização e controle. Assim, quando a empresa consegue acompanhar as viagens, entendendo quais são os pontos problemáticos e aqueles que já funcionam bem, fica fácil se adequar e melhorar o processo cada vez mais.

Crie uma política de viagens

Todo empreendimento deve ter uma política de viagens eficiente e clara. Esse documento tem o objetivo de informar aos colaboradores tudo o que é necessário para se organizar, e até mesmo de que maneira se comportar nessas situações.

É essencial tratar de reembolsos, por exemplo, explicando quais são os gastos reembolsáveis e quais não são. Deve indicar as formas de transporte preferidas pela empresa, como é feito o cálculo de horas trabalhadas durante a viagem, entre outros.

Elabore uma política eficiente, conscientize a sua equipe da importância de segui-la e observe como isso vai fazer toda a diferença nas suas despesas!

Agora que você já conhece algumas formas de diminuir os custos em viagens a trabalho, lembre-se de que é fundamental contar com parceiros de qualidade, empresas especializadas que podem ajudá-lo a alcançar os objetivos desejados.

Por isso, que tal entrar em contato com o 99CORP e conhecer as possibilidades de convênio de táxi que podem ser feitas com o seu empreendimento em diversas cidades do Brasil? Conte conosco para reduzir gastos e burocracias a fim de chegar cada vez mais longe!