As reuniões de trabalho fazem parte da rotina da grande maioria das empresas. Independentemente da área de atuação, sejam pequenas ou grandes, esses encontros são essenciais para que as expectativas sejam alinhadas e todas as pessoas envolvidas em um projeto possam tirar dúvidas em relação ao trabalho.
No entanto, atualmente, fatores como trânsito, filiais em outra cidade ou até mesmo clientes internacionais fazem com que algumas reuniões não possam ser realizadas fora da empresa. Já em outras situações, os encontros presenciais são indispensáveis. Mas, afinal, quais são as vantagens de fazer reunião interna ou externa? Como escolher a melhor opção para seu cliente, parceiro ou fornecedor?
Por exemplo, uma agência de publicidade talvez queira que o cliente vá até ele para que a reunião aconteça em um ambiente de trabalho mais descontraído, com a presença dos profissionais que vão tocar o projeto. Já gestores de consultorias querem fazer reuniões externas para conhecer melhor as necessidades do cliente.
Mas existem alguns fatores que devem ser levados em consideração antes de se tomar qualquer decisão. O primeiro passo é definir quem vai participar da reunião. Alinhar isso com a outra parte também é importante, pois é uma informação relevante para escolher a sala de reunião e se você precisa também alinhar com outros pares.
Em seguida, é definir o dia. Nesse sentido, sabemos que independentemente da cidade, dias da semana como segunda-feira ou sexta-feira são mais movimentados. E, dependendo do horário, fica impraticável marcar uma reunião externa.
É preciso encarar a realidade para evitar que o deslocamento leve mais tempo do que a própria reunião. Otimizar tempo e recursos é uma habilidade necessária para gestores.
Outra escolha, que deve ser feita antes de definir se a reunião será interna ou externa, é o local. Qual a distância entre as partes envolvidas? Qual lugar é melhor em termos de acesso? Atualmente, é muito fácil verificar isso com o auxílio de aplicativos de transporte, e é possível, até mesmo, simular o trajeto no horário em que a reunião foi marcada.
Além disso, há a questão prática da reunião. O que precisará ser levado? A apresentação poderá ser feita em um laptop ou demanda uma sala especial com projetor? Se tiver um vídeo que será apresentado é indispensável informar quem vai hospedar a reunião para que o som seja testado. Isso vale, também, quando em uma reunião interna, se uma parte envolvida terá de ser ouvida por todos em uma transmissão via Hangout ou Skype.
Afinal, quais são as vantagens de fazer uma reunião interna ou externa? Listamos, abaixo, os fatores que podem influenciar na decisão.
Por que fazer uma reunião interna
• Mostrar para o cliente o seu ambiente de trabalho
Aqui já é uma decisão estratégica. Se o ambiente da sua empresa pode contribuir para que o cliente feche determinado acordo ou projeto com você, então é importante que ele venha até você.
Por exemplo, muitas pessoas têm curiosidade para conhecer uma agência de publicidade, para ver como é, na prática, um ambiente mais descontraído. A reunião interna tem essa vantagem porque você pode mostrar o espaço de trabalho da sua equipe e seus diferenciais.
Da mesma maneira que se um cliente quiser conhecer a fábrica em que seus produtos são feitos, esse tour poderá aumentar a vontade dele de fechar negócio com você. Planejar o roteiro dessa reunião é importante, pois algumas pessoas-chave da sua empresa talvez precisem participar para explicar determinados processos.
• Você não precisa deslocar tantas pessoas até o cliente ou parceiro
Uma das principais vantagens em alinhar uma reunião interna com o cliente é que não há necessidade de deslocar todo o time até outro local.
sabemos que com o volume de carros atualmente e com o trânsito carregado em determinados horários, ir e vir de uma reunião pode demorar várias horas. E deixar o escritório durante um período tão longo nem sempre é viável.
• A reunião pode ter hora para acabar
A verdade é que quando estamos em uma reunião externa quem dita a reunião é quem recebe. Nesse sentido, se o cliente ou parceiro não tem nenhum compromisso após o encontro com a sua empresa pode ser que a reunião dure mais do que o necessário. E essa situação nem sempre é favorável para você e sua equipe.
Mas como é desagradável interromper a reunião para falar que vocês precisam voltar ao local de trabalho para resolver pendências, o encontro vai acontecer de acordo com o ritmo que a outra parte quiser.
Por isso, uma das vantagens de fazer uma reunião interna é que quando a duração é alinhada antes, a pessoa realmente pode interromper quando achar que a conversa já rendeu o que deveria. E todos podem continuar a fazer suas respectivas tarefas.
As vantagens de uma reunião externa
• Sair com mais frequência da empresa
Deslocamentos fazem parte do dia a dia de qualquer negócio. E não devem ser encarados como um custo, e sim como investimento. Ao sair com frequência da empresa, o profissional deixa a bolha do escritório e pode enxergar diferentes soluções ou possibilidades durante o trajeto até o local da reunião.
Uma das principais vantagens de fazer uma reunião externa é sair da rotina. Para muitos especialistas em gestão, precisamos sair da zona de conforto para encontrar respostas diferentes para perguntas do cotidiano. Nessas horas, basta ter o auxílio de um aplicativo de transporte para sua empresa.
Ao centralizar o transporte da sua empresa na 99, sua equipe pode se deslocar de uma forma rápida, otimizando recursos e tempo. Além disso, com a plataforma do 99Corp, que é um sistema corporativo de gestão, o gestor poderá gerenciar as despesas com transporte de uma forma muito prática, sem burocracia.
Como a ferramenta possui facilidades, como relatórios em tempo real, que cada colaborador possa ter um limite de corridas, não há razão para deixar de fazer reuniões externas. É possível fazer mais com menos com o auxílio do 99Corp, pois cada deslocamento precisa ter uma justificativa que é direcionada para O gestor responsável.
• Conhecer o local em que cliente lida com as suas dores
Às vezes, conhecer pessoalmente o local em que o cliente lida com as suas dificuldades é essencial. Por isso reuniões externas têm a vantagem de o profissional enxergar diferentes realidades, conhecer pessoas com quem ele fala diariamente, mas nunca conheceu pessoalmente.
Além disso, muitas coisas não podem ser explicadas apenas com palavras. É preciso ver para encontrar a melhor solução. E também porque o próprio cliente pode se esquecer de contar coisas que são importantes na hora de traçar a estratégia para resolver os problemas.
Agora que você já sabe quais são as vantagens de fazer uma reunião interna ou externa, da próxima vez que for marcar poderá pensar nesses fatores. Não deixe de usar a 99 para fazer as corridas e a plataforma 99Corp para gerenciar os deslocamentos!
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