Vamos ser realistas. Empresas precisam de lucro e, para atingi-lo, existem duas alternativas. A primeira é aumentar a receita, vendendo mais ou subindo os preços. A segunda é diminuir a saída de dinheiro. Mas, antes que você pense em medidas drásticas como o corte de pessoal, vamos falar um pouco sobre como é possível economizar em atividades bem mais simples.
Você já pensou em como a redução de custos com transporte corporativo poderia se refletir no desempenho financeiro da sua empresa? Certamente, você poderia observar um impacto positivo. É por isso que vamos apresentar 5 passos para minimizar os gastos com transporte de funcionários. Confira!
1º Passo: ter regras claras de uso
O primeiro passo é assegurar que o uso do transporte corporativo seja regrado, de maneira que nenhum abuso possa ser justificado com um simples “eu não sabia”. E você pode até achar que certas regras são obvias, mas não confie na sorte.
Entre as regras de uso, devem constar:
- quem está autorizado a usar o transporte corporativo oferecido à empresa;
- em quais situações o transporte corporativo pode ser acionado;
- qual é o limite do uso do transporte corporativo (por exemplo, levando em consideração distâncias máximas ou o nível de conforto do serviço solicitado);
- como devem ser feitas as justificativas de uso.
Assim, você vai definir, por exemplo, se um colaborador pode ou não acionar o transporte para chegar ao serviço porque perdeu o ônibus. Ou se ele pode solicitar um carro de luxo para leva-lo ao aeroporto em uma viagem de negócios.
As regras também evitam conflitos na equipe. Alguns colaboradores podem se sentir mal por não ter acesso ao serviço de transporte corporativo da empresa. Ao estabelecer parâmetros para selecionar quem tem esse acesso, você demonstra que a decisão é baseada em critérios objetivos e que não reflete uma preferência pessoal dos gestores.
Antes de encerrar esse passo, vale a pena reforçar: não basta criar regras. Elas devem ser apresentadas com transparência à equipe. Todos precisam estar cientes do que é, ou não, permitido.
2º Passo: desenvolver uma boa política de reembolso
A política de reembolso também precisa ser desenvolvida com cuidado. Afinal de contas, é preciso atingir um equilíbrio muito delicado: por um lado, não ser injusto com os colaboradores que pagam o transporte, a princípio, do próprio bolso; por outro lado, não abrir margens para que a empresa seja financeiramente prejudicada.
As regras de uso já trazem uma segurança maior. Imagine só: um colaborador solicita indevidamente o serviço de transporte para fazer uma atividade pessoal e, depois, aparece pedindo reembolso do valor gasto. Se houver parâmetros para as justificativas de uso, esse tipo de situação não vai acontecer.
Com a política de reembolso, então, sua empresa fica blindada. Especifique prazos para reembolso, tanto para a entrega dos requerimentos quanto para a efetuação do pagamento. Determine quais documentos devem ser apresentados na solicitação. Estipule valores máximos de reembolso, para desencorajar qualquer exagero no uso do serviço.
3º Passo: entender o perfil da sua empresa
Cada empresa tem suas peculiaridades, no que diz respeito ao transporte corporativo. Portanto, não existe uma fórmula mágica para reduzir custos, o que existe são soluções alinhadas com o perfil de cada uma. Esse passo consiste exatamente em entender esse perfil.
Para algumas empresas, o transporte corporativo é uma necessidade diária. É o caso, por exemplo, dos negócios B2B que realizam visitas aos seus clientes para negociar ou discutir detalhes técnicos dos produtos.
Para outras empresas, ele só é utilizado esporadicamente. Pode-se acionar o transporte corporativo para levar um funcionário acidentado ao hospital ou para conduzir um visitante estrangeiro ao aeroporto.
E qual é o impacto dessas diferenças? Bem, entre outras coisas, podemos citar a necessidade de um planejamento logístico para garantir a redução de custos com transporte.
Para a empresa que só usa o transporte em situações raras e, muitas vezes, imprevistas, não é necessário fazer um planejamento. Para a empresa que utiliza esse serviço com mais intensidade, é inteligente determinar quais são as datas, horários e rotas, para otimizar as viagens.
Assim, imagine esta situação hipotética que vamos propor. Dois de seus vendedores vão atender clientes diferentes, entretanto, os clientes estão localizados na mesma direção e o horário das visitas é próximo. Combinando tudo com antecedência, em vez de chamar dois carros, eles poderão solicitar apenas um motorista e compartilhar o transporte. Basta um pouco de planejamento e sua equipe poderá reduzir custos em diversas viagens!
4º Passo: adotar apps de mobilidade corporativa
Os aplicativos de mobilidade corporativa são uma alternativa mais econômica do que empresas de táxi ou motoristas particulares. Em geral, as tarifas são reduzidas. Estimativas apontam que uma empresa de grande porte, adotando essa ferramenta, pode alcançar uma redução de custos com transporte de até 50% ao ano.
E a melhor parte é que essa economia não significa que a qualidade está comprometida. Na realidade, em termos de rapidez, os apps são a melhor alternativa, pois acionam sempre o motorista mais próximo à localização do solicitante. Assim, sua equipe poderá se deslocar sem atrasos. Além disso, os apps de mobilidade corporativa possuem exigências rígidas de segurança. Assim, você pode ficar tranquilo com relação ao bem estar dos seus colaboradores.
5º Passo: monitorar os gastos regularmente
Se você quer observar uma redução de custos com transporte realmente consistente, não deve pular esse passo. É por meio do monitoramento que você poderá identificar exatamente os pontos em que está havendo gasto exagerado. Com tal informação, fica fácil traçar novas estratégias para colocar as finanças sob controle.
Não se preocupe, pois, se você cumpriu a proposta do passo anterior, fazer o monitoramento fica muito fácil. Os apps de mobilidade corporativa geram relatórios automaticamente, em tempo real, com detalhes de todas as transações da sua empresa. Assim, você pode saber exatamente quanto está sendo gasto com transporte, sem precisar lidar com nenhuma planilha ou recibos de viagens.
Como você pode ver, os apps de mobilidade corporativa trazem uma contribuição relevante para viabilizar a redução de custos com transporte. Se você ainda não conhece essa alternativa, é hora de se atualizar! Aproveite que acabou de ler esse conteúdo e entre em contato com a 99 para tirar suas dúvidas!
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