Política de reembolso de funcionários: como organizar?

 

Quer ver sua empresa sempre em crescimento? Então você eventualmente precisará lidar com funcionários em trânsito, por exemplo. Afinal, seus colaboradores podem ter que viajar para encontrar novos clientes, fazer reuniões com parceiros, contatar fornecedores ou mesmo receber treinamentos longe da sede.

E não só no caso das viagens corporativas como em muitas outras situações, costuma surgir uma dúvida bastante específica na cabeça dos gestores: quais dos gastos que meu funcionário tiver serão de responsabilidade da empresa, sendo portanto reembolsáveis? Como organizar as despesas com que minha organização terá que lidar nesses contextos?

Neste post, vamos mostrar que existem até legislações determinando as obrigações da empresa em certos casos, mas vamos contar também que a melhor maneira de lidar com esses gastos é criar uma política de reembolso. Quer saber como? Então confira!

Entenda a política de reembolso

Continuando com nosso exemplo de colaboradores em trânsito, precisamos primeiramente frisar que a legislação trabalhista brasileira garante alguns direitos básicos relacionados à viagem: despesas relativas a alimentação, transporte, gasolina, hospedagem e mesmo o pagamento de credenciamento em eventos ou workshops devem ser obrigatoriamente saldados pela empresa. Basicamente, todo custo ligado diretamente ao trabalho.

Seguir o que estabelece a lei é, portanto, essencial. Mas sua empresa pode ir muito além para otimizar as viagens dos funcionários, sabia? E a melhor maneira de fazer isso é por meio da política de reembolso.

Nesse caso, em linhas gerais, trata-se de uma série de normas e condutas firmadas entre a organização e os funcionários que viajarão, listando certos aspectos fundamentais para evitar problemas posteriores — como quais objetivamente serão as despesas reembolsadas, qual o teto de gastos para cada uma dessas despesas e em quanto tempo a empresa tem a obrigação de quitar essa espécie de “dívida” com seus colaboradores.

E o mesmo vale para qualquer outra área. É preciso firmar um acordo entre as partes, especificando detalhes a fim de evitar mal-entendidos e indisposições desnecessárias, equilibrando os benefícios entre todos.

Ainda no exemplo das viagens, a primeira grande vantagem seria, claro, evitar que a empresa tenha problemas legais por conta de despesas dos funcionários. Mas, indo além da segurança jurídica, a política de reembolso também gera uma confiança maior do funcionário em relação à empresa.

O colaborador deve saber que a organização tem um protocolo sério quando o assunto é viagem de negócio, estabelecendo regras para que o colaborador não tenha prejuízos, e ter ciência de que existe um prazo definido para o recebimento dos gastos de volta.

Já a empresa pode controlar melhor a quantidade e a forma de pagamento de gastos de funcionários em trânsito, pois já estará definido de antemão o teto para cada despesa, permitindo que todos os custos de uma viagem sejam previstos — e, portanto, possam ser mais bem planejados.

Por fim, existe um efeito psicológico inegável: quando o funcionário recebe uma verba anterior à viagem, tende a ser mais displicente com os gastos, pois não sente que aquele dinheiro é dele. Quando o acordo é de reembolso, o efeito se inverte. Como, a princípio, o colaborador salda suas despesas com os próprios recursos, tende a ser mais cuidadoso e até mesmo econômico — mesmo sabendo que, no fim, a empresa vai repor esses gastos.

E por mais que esse exemplo seja bem específico de um setor, muitos dos benefícios envolvidos nesse contexto se aplicam a outras realidades. Que empresa não deseja se prevenir em relação a futuros problemas legais, ver o crescimento da confiança do cliente com a marca subir às alturas e facilitar a vida de seus funcionários, não é mesmo?

Saiba quais são as vantagens da política de reembolso

Como já explicamos, a política de reembolso, desde que seja bem estruturada, ajuda na contenção dos gastos e mantém a empresa respaldada em relação à justiça trabalhista. Mas os benefícios não acabam por aí. Vale a pena mencionar outras duas grandes vantagens.

A primeira é que ela facilita a gestão das finanças da empresa. Lembre-se de que a política de reembolsos é, via de regra, apoiada em relatórios e comprovantes de gastos. Nunca é feito um reembolso sem que, antes, o funcionário comprove que utilizou determinado montante em despesas essenciais para o cumprimento de uma atividade de trabalho.

Com essa documentação, o setor de finanças pode ter mais controle sobre a destinação dos recursos da empresa. Ao longo do tempo, será possível criar projeções sobre os reembolsos em cada viagem, organizar melhor as reservas de orçamento para essa finalidade e desenvolver formas de otimizar o processo.

A segunda vantagem é que a política de reembolso ainda colabora para a motivação dos colaboradores. Essa relação existe porque a política transmite, na prática, valores de transparência e justiça. Ou seja, é uma representação de que a empresa cumpre o que promete, sem tentar beneficiar ninguém indevidamente.

Por mais incrível que pareça, situações como viagens a trabalho causam grande desarmonia dentro de uma equipe. Alguns podem achar que a pessoa escolhida para a viagem recebe dinheiro da empresa para passar alguns dias no “luxo”.

Nós sabemos, é claro, que isso está longe de ser verdade: o propósito das viagens é apenas profissional, qualquer atividade de lazer em paralelo não é permitida. Porém, acabam pipocando boatos sobre o colega que jantou em um restaurante chique ou hospedou-se em um hotel cinco estrelas usando a verba da viagem corporativa.

Por outro lado, quando as viagens são custeadas inicialmente pelos recursos do próprio funcionário e a política de reembolso tem regras claras, esse tipo de comentário perde toda a força. A equipe saberá que os colaboradores que participam dessas viagens não recebem nenhum tipo de vantagem indevida. Essa segurança mantém a confiança dos colaboradores na seriedade da empresa, portanto aumenta sua motivação.

Implemente a política na empresa

Agora chegou a hora de efetivamente pensar nos termos desse acordo e colocá-lo em prática. Quer ver como? Siga os passos:

Envolva os funcionários

De volta com nosso exemplo das viagens corporativas, podemos adiantar que a implementação da política de reembolso é uma responsabilidade dos gestores, mas sua criação e seu funcionamento também dependem do entendimento e do engajamento dos colaboradores.

Por isso, para desenvolver esse tipo de política, o ideal é ter reuniões com sua equipe, procurando entender como eles fazem suas viagens, quais são os custos mais pesados, se conhecem fornecedores de qualidade e baratos, e assim por diante. Colete informações essenciais para que os protocolos traçados sejam condizentes com a realidade. Tente buscar a colaboração especialmente dos colaboradores que viajam mais.

Em seguida, compartilhe com a equipe as regras e o funcionamento da sua nova política de reembolso. Para isso, faça treinamentos e campanhas educativas antes e durante a implementação das normas da empresa, para que nenhum funcionário seja pego de surpresa e para que o time possa emitir sugestões e críticas construtivas a esse novo projeto.

Aqui é importante que alguns custos fiquem claros: alimentação, transporte e hospedagem, por exemplo, são de inteira responsabilidade da empresa. Enquanto isso, compras pessoais ou entretenimento cabem exclusivamente ao funcionário. Afinal de contas, o colaborador precisa entender e respeitar a diferença entre uma viagem corporativa e uma viagem de lazer.

Faça orçamentos e estime custos

Uma boa política de custos de viagem deve ir muito além de simplesmente definir quais gastos são reembolsáveis e quais não são. Também é preciso colocar limites para essas despesas. E sua empresa só saberá como fazer isso se fizer uma pesquisa séria junto a fornecedores — no caso, hotéis, empresas de transporte e até mesmo alguns restaurantes das cidades de destino.

Esse processo também auxiliará a empresa a entender o custo real que aquele deslocamento terá para a organização, planejando-se de forma mais eficiente. Nesse ponto, a dica é sempre procurar fazer um orçamento junto a pelo menos 3 fornecedores diferentes, entrando em contato direto em busca de descontos ou parcerias.

Também é importante ressaltar que o tempo de parceria com um fornecedor e o volume de viagens têm grande impacto sobre a negociação dos preços. Simplificando: se a compra for recorrente, você provavelmente conseguirá preços melhores.

Crie mecanismos de controle

Essa é a etapa mais delicada de toda a política de reembolso e, portanto, deve ser feita com extremo cuidado e rigor. É importante que os funcionários tenham ciência de que, para serem reembolsados da forma correta, precisam apresentar documentos que comprovem os gastos — como notas fiscais ou recibos. Essa regra é essencial para garantir uma relação de transparência entre o colaborador e a empresa, não deixando que nenhum dos lados saia prejudicado.

Mas a importância desses mecanismos de controle vai mais além. Recibos e notas fiscais são documentos importantes para a contabilidade. A empresa precisará deles para fins legais, como a elaboração de demonstrativos e o pagamento de impostos. Além disso, eles também são um ponto de partida para que a empresa planeje o orçamento das próximas viagens de negócios dos colaboradores.

Nesse item, ainda cabe mais um apontamento. O ideal é que os recibos e as notas fiscais sejam acompanhados de um relatório de viagem. O documento pode ser simples, mas deve explicar onde, quando e por que o funcionário efetuou os gastos para os quais solicita reembolso.

Use a tecnologia como aliada

Você provavelmente está preocupado com a quantidade de trabalho extra e de “papelada” que a implementação da política de reembolso exige. Vendo por esse ponto de vista, o método de disponibilizar os recursos ao colaborador previamente parece mais simples. Mas fique calmo, pois ainda temos mais uma dica importante para você.

Sabia que é possível usar a tecnologia como facilitador nesse processo e fazer a gestão de reembolsos de forma eletrônica? Existem maneiras de automatizar o controle e o registro dos gastos do colaborador.

Optar por uma dessas soluções tecnológicas vai aumentar a eficiência e simplificar a burocracia do processo de reembolso. Tenha em mente que os dados poderão ser recuperados de uma vez, permitindo identificar imediatamente o valor devido aos colaboradores e acompanhar o montante dos recursos destinados àquela determinada categoria de gastos.

Outro importante benefício é que essas soluções contornam os problemas mais comuns enfrentados no reembolso. Como principais exemplos, temos a perda de uma nota fiscal ou até mesmo a adulteração de um recibo. Em outras palavras, a tecnologia traz uma garantia de segurança para a empresa e para os próprios colaboradores.

Um dos melhores exemplos que podemos citar, em relação a soluções tecnológicas, é o uso de um aplicativo de táxi corporativo. Afinal, o transporte é a despesa mais comum para a qual usamos políticas de reembolso. Muitas empresas, por exemplo, reembolsam os colaboradores quando eles precisam pegar um táxi para visitar um cliente, para ir ou voltar do aeroporto ou, também, quando ficam sem carro por algum motivo e precisam do táxi para chegar ao serviço.

Pense que, ao usar um aplicativo de táxi corporativo, você nunca mais terá que lidar com vários recibos de papel (muitas vezes completamente informais e pouco confiáveis). Em vez disso, você poderá obter um relatório eletrônico de gastos totalmente atualizado, a qualquer momento, descrevendo todas as viagens de cada um dos colaboradores da empresa. Esse relatório pode ser organizado em centros de custo, para oferecer informações ainda mais precisas.

Além disso, você também poderá especificar critérios para o uso do serviço, como horários, limite de corridas ou a exigência obrigatória de uma justificativa para autorizar a viagem. Você poderá incluir ou excluir colaboradores do aplicativo, definindo quais são as pessoas autorizadas a usar o táxi em nome da empresa. Ou seja, são formas adicionais de garantir que o transporte não será usado indevidamente, gerando um abuso em relação ao reembolso.

Essa é a proposta do 99Corporativo, que permite automatizar grande parte do processo de reembolso de táxi na sua empresa. Tudo isso para privilegiar, como já dissemos, a transparência, a justiça e a segurança dessa política. Quer mais uma vantagem? Com esse nível de automatização, sua equipe do setor financeiro ficará livre para dedicar mais tempo às atividades que realmente importam!

E agora que você já está mais familiarizado com a lógica e o funcionamento de uma política de reembolso, que tal compartilhar essas informações com seus amigos e colegas de trabalho nas redes sociais?

 

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