8 dicas práticas de organização para viagens corporativas em grupo

As viagens de negócios podem ser uma excelente oportunidade para que a empresa amplie a sua atuação, consolidando novas parcerias, investindo em outros mercados e alcançando um público cada vez maior.

Entretanto, para que sejam eficientes e realmente interessantes, é muito importante que as viagens sejam bem organizadas e planejadas, principalmente quando se trata de viagens corporativas em grupo.

Neste artigo vamos oferecer algumas dicas práticas para otimizar essas viagens de negócio que envolvem muitos colaboradores. Acompanhe!

1. Planejamento

Todo profissional sabe que o planejamento é fundamental para o sucesso de uma empresa. As decisões devem ser tomadas com base em um pensamento sistematizado, com foco naquilo que é melhor para a organização.

E não seria diferente quanto o assunto é viagem corporativa. Nesses casos, o planejamento é ainda mais relevante, uma vez que pode influenciar, inclusive, nos custos e nos resultados da viagem.

Assim, é importante ter em mente que uma viagem corporativa em grupo deve ser organizada com antecedência. É preciso ter tempo hábil para negociar valores com os fornecedores (passagens, hospedagens, seguro, entre tantos outros) e mesmo para estabelecer o cronograma de viagem, os objetivos principais e as funções de cada um durante os dias de trabalho.

Com tantos fatores envolvidos, não é difícil entender a importância do planejamento, não é mesmo?

2. Reunião prévia

Para que tudo corra bem e a viagem corporativa em grupo seja um sucesso, uma boa estratégia é organizar uma reunião prévia com todos os profissionais envolvidos.

Esse encontro é útil para que aqueles colaboradores que não se conhecem possam ser apresentados e também para que sejam discutidos alguns dos detalhes mais importantes para a viagem.

É importante que todos os profissionais entendam qual o seu papel na viagem, como vai ser realizado o trabalho e quais são as expectativas dos gestores em relação àquele acontecimento.

Discutir todos esses aspectos é uma forma interessante de preparar a equipe para as suas responsabilidades no contexto de uma viagem corporativa.

3. Definição do orçamento

Uma viagem corporativa pode ser uma grande oportunidade de crescimento para a empresa. Mas para que os resultados alcançados sejam realmente positivos, é importante definir um orçamento para a viagem e orientar todos os envolvidos para que respeitem estas definições.

Justamente por isso, é importante envolver profissionais da área financeira no planejamento da viagem corporativa. É indispensável que seja feito um cálculo de investimento disponível para a viagem, considerando as necessidades dos profissionais envolvidos e os resultados esperados para a empresa.

Com essas informações em mãos, é muito mais fácil organizar a viagem, controlar as despesas e garantir os resultados esperados.

4. Seleção de profissional responsável

Uma dica prática e muito útil para as viagens corporativas tem a ver com a escolha de um profissional responsável pelo processo. Mesmo que a viagem seja realizada por um grupo de colaboradores, é importante definir quem será a pessoa responsável por responder pela empresa e por organizar as diversas demandas e necessidades do time.

Em uma viagem em grupo são necessárias diversas decisões: qual a melhor forma de transporte? Quando o time deve sair do hotel para uma reunião? Onde serão feitas as refeições? É fundamental ouvir os colaboradores e garantir que todos se sintam confortáveis, motivados e que tenham as melhores condições para realizar o seu trabalho.

Por isso, quando há um profissional responsável por solucionar essas questões, o processo fica mais simples e todos os envolvidos muito mais satisfeitos e confortáveis.

5. Aquisição de passagens em quantidade

O planejamento e a antecedência já mencionados são importantes, inclusive, para que a empresa consiga melhores condições de negociação com os fornecedores. É essencial que a organização apresente as suas necessidades para os seus fornecedores, buscando descontos e condições diferenciadas de pagamento.

Na hora de comprar passagens, por exemplo, o número de passageiros da mesma empresa é determinante para que se consiga um bom desconto. É importante negociar com a companhia aérea ou com a agência de viagens.

E lembre-se: reservar o mesmo voo para toda a equipe pode simplificar os processos, já que além de melhores condições na compra de passagens, permite unificação no transporte e um padrão de horários que faz com que tudo fique mais organizado!

6. Reserva de hotéis

O mesmo vale para a hospedagem da equipe de colaboradores. Busque fazer a reserva dos hotéis com antecedência, conseguindo assim as melhores condições de contratação.

Um ponto importante na escolha dos hotéis mais adequados é a localização. Com o planejamento realizado previamente é possível saber quais serão os locais a serem visitados pela equipe durante a viagem e, com isso, escolher um hotel de fácil acesso, que permita deslocamentos rápidos.

7. Otimização do deslocamento

E considerando a importância do deslocamento, o transporte deve ser uma das maiores preocupações da equipe durante uma viagem corporativa em grupo.

É preciso pesquisar para entender quais são as melhores formas de deslocamento no destino, garantindo que a equipe tenha mobilidade e velocidade sem que isso signifique grandes investimentos da empresa.

Nesse sentido, vale a pena contar com um bom aplicativo de mobilidade corporativa. Esse serviço facilita o transporte dos colaboradores, traz segurança para o time e possibilita um maior controle e organização para a empresa, que pode receber relatórios dos itinerários e dos custos das viagens.

Além disso, é possível negociar preços competitivos com empresas de qualidade.

8. Relatório de viagem

Instruir os colaboradores a elaborarem relatórios de viagem é uma ótima forma de manter o processo organizado do começo ao fim. Os relatórios são importantes para que a empresa tenha uma noção fiel dos resultados alcançados, dos processos e, claro, dos custos envolvidos, facilitando os reembolsos e uma melhor gestão da viagem.

Ao analisar um relatório é possível que os responsáveis compreendam o que vem funcionando e o que deve ser melhorado na política de viagens da organização, possibilitando resultados cada vez melhores.

As viagens corporativas em grupo são uma ótima oportunidade para que a empresa siga crescendo e conquistando novos parceiros e clientes. Mas para que tudo corra bem, é essencial que a empresa faça um planejamento detalhado de todas as etapas e discuta seus planos e expectativas com o time envolvido.

Agora que você conhece as dicas práticas que vão tornar uma viagem corporativa em grupo muito mais organizada e eficiente, que tal compartilhar esse artigo nas redes sociais, dividindo essas informações super úteis com os seus contatos?