Como otimizar a gestão do tempo em reuniões?

Chegou a hora de juntar os líderes de cada departamento para discutir o último balanço da empresa. No entanto, o encontro demora mais do que o previsto e você percebe que ele não foi tão produtivo. Quer evitar essa situação? A solução é melhorar a gestão do tempo em reuniões!

Sabemos que cada minuto é precioso, seja na vida pessoal ou na profissional. Por esse motivo, não podemos nos dar ao luxo de desperdiçar nosso tempo com reuniões sem direcionamento e resultado.

Da mesma maneira, não é possível simplesmente eliminar as reuniões da agenda. Esses encontros são de extrema importância para uma organização e devem ser realizados com regularidade.

Sendo assim, o que você precisa é aproveitar ao máximo esses momentos com os colaboradores. E é isso o que você aprenderá com as dicas deste artigo. Vamos lá?

Defina o tema previamente

Este é um passo essencial, mas muitas vezes ignorado pelos que organizam e conduzem uma reunião. Com a quantidade de afazeres que temos em um único dia, separar e organizar as ideias anteriormente parece ser uma perda de tempo, não é mesmo?

Entretanto, é a falta desse planejamento que mais interfere negativamente nos encontros profissionais. Portanto, é fundamental que você saiba com antecedência (e com clareza) qual será o foco da reunião.

Tenha um roteiro em mãos

O próximo passo para fazer a gestão do tempo em reuniões é a criação de uma pauta. Esse instrumento é importante a fim de dar ritmo e afastar a possibilidade de distrações no decorrer da conversa.

Para que o roteiro seja eficiente, é primordial que você organize os assuntos por ordem de relevância, estabelecendo um limite de tempo para discussão de cada um deles.

Outra dica interessante é determinar o tipo de reunião: será um encontro para feedback ou brainstorming? Ambos têm características muito específicas e que devem ser consideradas em um bom aproveitamento do tempo.

Compartilhe a pauta com antecedência

Mesmo que os participantes já tenham uma ideia do que será tratado, é indispensável garantir que ninguém chegue à reunião sem se preparar para ela. E isso só é possível quando você envia o roteiro do encontro ao menos 24 horas antes de ele acontecer.

O principal problema da falta de aviso é pegar os colaboradores desprevenidos. Já imaginou se é preciso avaliar o andamento das ações de marketing, por exemplo, e o diretor não lembra as informações de cabeça e não trouxe nenhum relatório?

São situações embaraçosas como essa que você pode evitar com um simples e-mail compartilhando a pauta da reunião. Assim, os participantes ficarão mais tranquilos, organizados e engajados.

Chame somente os colaboradores diretamente envolvidos

É claro que todos os profissionais são importantes em uma empresa, porém, nem todos devem participar de cada reunião. Sabe por quê?

Quando alguém não está diretamente envolvido com o tema, não consegue contribuir com a discussão. E o que é pior: esse desconforto abre caminho para a dispersão, levando o colaborador a mexer no celular ou trocar comentários em voz baixa com os colegas.

Por conta disso, você deve escolher com cuidado a equipe que vai participar da reunião. Convoque apenas aqueles que têm experiência e relação direta com o tema abordado.

Use a tecnologia na gestão de tempo em reuniões

Hoje em dia, não faltam soluções tecnológicas para dar um upgrade no desempenho dos profissionais. E o mesmo se aplica à gestão eficaz dos encontros de alinhamento.

Uma das alternativas que você pode utilizar é o Evernote. Com esse aplicativo, é possível armazenar informações, criar listas e até mesmo fazer anotações caso haja algum dado a ser enviado depois da conversa.

Outro recurso muito útil é o Google Agenda. Nesse serviço, você pode convidar uma ou mais pessoas para uma reunião, informando local e horário e solicitando a confirmação de presença.

Seja direto e dê espaço para os colegas

Não há nada mais cansativo do que ficar horas a fio ouvindo uma pessoa falar, certo? Principalmente quando a reunião acontece depois do almoço, que é um período conhecido como um dos mais fatigantes do expediente.

Logo, cabe ao coordenador da reunião garantir que todos fiquem atentos e interessados no que está sendo debatido. E é aí que entra a objetividade.

Durante todo o encontro, siga à risca o roteiro e faça comentários breves, sucintos e eloquentes sobre o assunto. Não se permita prolongar demais, pois essa atitude pode tirar a chance de os colegas darem sua opinião.

Uma forma de assegurar a participação de todos é separar cinco minutos de cada tema para perguntas gerais. Desse jeito, vocês concluem o assunto e não deixam arestas sem aparar.

Dica bônus: prefira realizar os encontros com os colaboradores no período da manhã. Nesse horário, as pessoas estão com mais energia para participar ativamente da discussão.

Melhore o transporte para reuniões externas

Em alguns momentos, a participação em uma reunião exige o deslocamento do colaborador até a empresa do cliente ou fornecedor. Nesses casos, existem maneiras de agilizar a tarefa para que ela não prejudique a agenda do profissional.

A melhor solução para isso é o táxi corporativo. Ao contrário do que acontece com as cooperativas, que nem sempre têm um motorista disponível por perto quando precisamos, os táxis corporativos contam com uma frota maior para que o usuário possa chegar ao seu destino o mais rápido possível.

Além disso, essas ferramentas facilitam o acompanhamento das viagens realizadas e de seus respectivos valores. Ou seja: você consegue otimizar a gestão do tempo e do dinheiro da empresa de uma única vez.

Do mesmo modo que acontece com qualquer compromisso profissional, as reuniões precisam ser bem administradas para que atinjam seu objetivo sem prejuízo aos envolvidos. E isso requer preparo, controle e principalmente disciplina a fim de que tudo saia como o planejado.

Por isso, ao colocar as orientações deste artigo em prática, você terá a certeza de que o tempo dos colaboradores será utilizado com mais eficiência.

Agora que você já sabe como otimizar a gestão do tempo em reuniões, mãos à obra! O caixa da sua empresa agradece.

Você já precisou fazer uma reunião em um restaurante e não soube como agir? Então confira neste artigo algumas dicas incríveis para ter sucesso em encontros profissionais fora do escritório.