Entenda como é vantajoso instituir uma política de reembolso na empresa

As viagens a trabalho já fazem parte da rotina de muitas empresas dos mais diferentes segmentos de mercado. Afinal, é fundamental investir no relacionamento com os clientes e fornecedores e, também, na capacitação e atualização dos profissionais. De fato, as visitas e os eventos costumam estar entre os principais motivos desse tipo de viagem.

Então, é preciso administrar com rigor as despesas geradas pelos colaboradores. Para tanto, regras e controles financeiros eficientes são indispensáveis.

No Brasil, a legislação prevê que o empregador deve arcar com todos os gastos relativos ao deslocamento — incluindo passagens, táxis, combustível, aluguel de veículos, alimentação e hospedagem. Por isso é tão importante estabelecer uma política de reembolso e garantir um corte de custos inteligente.

Por meio de normas e procedimentos preestabelecidos, é possível gerenciar e reduzir custos, além de garantir mais comodidade e segurança para as equipes.

A política de reembolso

A política de reembolso pode ser encarada como um procedimento padrão, que confirma a obrigação da empresa em financiar as despesas relacionadas a todos esses compromissos externos.

Em linhas gerais, essa política cria um regulamento sobre a devolução dos valores gastos durante as viagens. Normalmente, são reembolsáveis despesas com transporte, acomodação e refeições. Entretanto, qualquer consumo que ultrapasse os limites predefinidos deve ser assumido pelo próprio profissional.

Basicamente, existem dois modelos principais. No mais comum, o colaborador recebe um adiantamento e, após o retorno, presta contas sobre as despesas, por meio de notas fiscais e recibos. Entretanto, também é possível que esse colaborador arque com todos os pagamentos regulares — com exceção de passagens áreas — e depois tenha essa quantia restituída, com a apresentação dos comprovantes devidos.

A empresa deve escolher o formato mais adequado à sua realidade e às características do negócio. Porém, se a opção for por não conceder o adiantamento, é essencial considerar o custo total de cada viagem para que os profissionais não tenham que bancar grandes valores mensais — o que pode prejudicar o orçamento pessoal e provocar uma série de reclamações justificadas.

As vantagens de uma política de reembolso

Para os colaboradores, a maior vantagem de uma política de reembolso é não arcar com as despesas geradas pelas viagens. Em outras palavras, os times podem atuar sem qualquer preocupação com esses custos — o que impacta também nos índices de motivação e engajamento entre as equipes.

Para a empresa, as principais vantagens estão associadas ao cumprimento da legislação e, claro, à redução de custos gerais. Com regras claras e justas, o colaborador tem ciência de quanto pode gastar em cada situação, evitando assim abusos e comportamentos indevidos. Dessa maneira, é possível eliminar desperdícios, supérfluos e inutilidades.

Ao mesmo tempo, há um significativo aumento da produtividade e dos níveis de satisfação — que interferem diretamente em outros KPIs (Key Performance Indicators), como na superação de metas, no volume de vendas, no faturamento e nas taxas de rotatividade, por exemplo.

Os passos para a implementação

A primeira etapa desse planejamento consiste em conhecer todas as obrigações legais relacionadas aos reembolsos de viagens a trabalho. Com base nessas determinações, fica mais fácil construir uma política realmente efetiva.

Na sequência, é preciso realizar pesquisas e elaborar estimativas de gastos, exatamente para evitar surpresas negativas que possam reduzir a lucratividade da operação. Porém, é essencial considerar os imprevistos, como o cancelamento ou o atraso de um voo, o extravio de bagagem e diárias adicionais.

Depois de elaborar toda a política de reembolso, é mandatório preparar uma forte campanha de divulgação e utilizar todos os canais de comunicação internos — como newsletters, intranet e e-mails. Esse tema também deve estar presente nas reuniões, de modo que os gestores possam explicar as novas regras e esclarecer dúvidas.

Nesse caso, é imprescindível que os profissionais conheçam os valores máximos permitidos e a necessidade de prestação de contas, após cada viagem. E, de fato, esse é um dos itens mais sensíveis e importantes desse tipo de política. Por isso, o colaborador deve apresentar a documentação que comprove todos os gastos — restringindo as tentativas de fraude ou desvios.

Além disso, é fundamental criar um fluxo de aprovação que contemple a conferência de valores, as auditorias, a validação ou a rejeição dos comprovantes e a liberação do reembolso em conta-corrente do colaborador. Entretanto, todo esse processo deve ser rápido, para evitar transtornos e questionamentos.

É preciso frisar, ainda, que a política de reembolso precisa estar suportada pelas práticas de governança e compliance. Por meio de controles rígidos, é mais fácil consolidar uma gestão baseada na coerência, na ética e na transparência. Aliás, um dos pilares da governança é a responsabilidade corporativa. Por isso, gestores e equipes devem prezar pela viabilidade econômico-financeira das empresas, atuando de forma sensata e consciente.

Para reduzir ainda mais os custos, é importante acompanhar as promoções das companhias áreas, aproveitar os programas de fidelidade e definir parcerias com locadoras de veículos, postos de combustíveis e redes de hotéis, além de utilizar aplicativos para táxis, que oferecem mais conveniência para os profissionais. Desse modo, é possível conseguir descontos e facilidades de pagamento.

Todas essas informações permitem a definição de roteiros otimizados e mais econômicos, de forma a potencializar o ROI (Retorno Sobre Investimentos) dessas viagens e deslocamentos.

Hoje, já existem diversas soluções tecnológicas — como softwares e apps — que facilitam e agilizam o controle dos gastos e o reembolso aos colaboradores. Por isso, é preciso analisar qual proposta é capaz de atender melhor às expectativas da empresa.

É importante lembrar também que esse tipo de política deve fazer parte do planejamento estratégico — em especial das práticas voltadas à gestão de pessoas. A atração e a retenção de talentos, a formação de times de alta performance e um clima organizacional saudável e colaborativo precisam estar entre as prioridades de empresários e gestores.

Assim sendo, fica evidente que uma política de reembolso bem estruturada, além de ser uma obrigação, é também uma excelente oportunidade de garantir a criação de equipes mais motivadas e comprometidas com os resultados corporativos.

Quer saber mais? Leia nosso post Tudo o que você precisa saber sobre políticas de reembolso!