Se você está acostumado a pensar que automação só é viável para as grandes corporações, é hora de rever seus conceitos. As pequenas empresas não apenas podem, como devem investir em automação de tarefas. Quer entender melhor o por quê? No post de hoje a gente explica.
Entendendo a automação de tarefas
É claro que a automação deve ser feita de maneira estratégica. Em outras palavras, é preciso definir quais tarefas vão receber esse “tratamento especial”. De fato, existem inúmeras tarefas que podem ser automatizadas, e a escolha vai variar de acordo com o perfil do seu negócio. Veja alguns exemplos:
- organização de viagens;
- controle da carteira de clientes;
- controle de estoque;
- gestão de projetos;
- gestão de documentos.
Também vale a pena lembrar que existem diferentes maneiras de fazer a automação de tarefas — o que é muito bom, porque algumas destas maneiras são extremamente acessíveis para as pequenas empresas. Os apps corporativos são um bom exemplo, já que o custo de implementação é basicamente nulo e eles são operados de maneira bem simples e intuitiva.
Pense no caso da organização de viagens. Normalmente, seria preciso fazer contato com empresas de transporte corporativo, realizar cotações, agendar horários, solicitar recibos e acumular papeis. Porém, com um único app de transporte, é possível automatizar todos estes processos.
O colaborador só precisa acessar o app em seu smartphone e pronto: consegue o transporte que precisa, com rapidez e segurança. Os gastos e suas respectivas justificativas ficam registradas no sistema. E o gestor pode, em tempo real, visualizar relatórios completos de uso.
Porque investir na automação de tarefas
Dentro de uma empresa, algumas mudanças são feitas sem um bom motivo por trás. É a mudança pela mudança: você tem a impressão de que está progredindo mas, na realidade, nada passou por uma melhoria essencial.
Esse não é o caso da automação de tarefas. O investimento na substituição da execução manual por uma versão automatizada traz inúmeros benefícios. Que tal conhecer alguns deles?
Redução de custos
Esse é o resultado mais imediato da automação de tarefas e pode ocorrer de várias maneiras diferentes. Você pode reduzir custos com horas extras, já que certas atividades não vão mais fazer parte da rotina dos seus colaboradores. Também pode reduzir custos com a compra de materiais que seriam usados para executar essas atividades.
Imagine, por exemplo, a criação dos relatórios para fazer a apuração dos resultados financeiros no fim do mês. Se for realizada por meio de planilhas e contas, isso pode levar sua equipe a esticar o horário durante vários dias. E essa não é uma atividade que pode ser simplesmente descartada, portanto, você opta em pagar as horas extras para que o trabalho seja feito.
A boa notícia é que, por meio da automação, é possível obter ao menos parte dos números sem qualquer esforço. Estamos falando, neste caso, do uso de relatórios gerados por um sistema de gestão informatizado. Com essa ferramenta, as horas extras tornam-se desnecessárias. No final, a empresa pode economizar bastante por meio de uma única mudança.
Aumento de produtividade
Produtividade é um tema que está sempre na cabeça de qualquer gestor, independentemente do porte da empresa. O motivo é simples: quer seja uma empresa com cinco funcionários, quer seja uma megacorporação com milhares de profissionais, o tempo é igual para todos. Portanto, o que realmente importa é como esse tempo é aproveitado.
A automação é uma boa resposta a esse conflito, pois ela efetivamente gera um aumento de produtividade. É pura questão de matemática: aquele tempo que um colaborador gastava executando certa tarefa manualmente poderá ser redirecionado para outra finalidade. Enquanto isso, a dita tarefa continua sendo executada, embora por outros meios.
Por meio da automação, a empresa, de maneira geral, consegue fazer mais no mesmo tempo. Assim, é provável que alguns dos projetos que estão parados por falta de disponibilidade finalmente comecem a avançar.
Maior controle sobre os processos
Uma das maiores vantagens da automação é que ela simplifica — muito — o controle. Isso acontece porque as tecnologias geralmente integram funções de registro e até mesmo de análise. Isto quer dizer que ela não apenas executa a tarefa como, também, demonstra os resultados.
Talvez a mudança mais perceptível, nesse sentido, seja o fato de que você pode confiar totalmente nos números. Eles são produzidos automaticamente e, portanto, a chance de que não sejam compatíveis com a realidade é muito reduzida. Isso traz uma grande segurança para que o gestor tome decisões importantes, sabendo que seu embasamento é sólido.
Foco estratégico aprimorado
Um dos motivos pelos quais muitas empresas de pequeno porte não conseguem expandir os negócios é que elas ficam enroladas com as atividades que não são essenciais. E, desta maneira, não conseguem desenvolver com eficiência e qualidade as atividades que realmente podem proporcionar o crescimento desejado. Nesse sentido, seu foco estratégico é ruim.
Quando tarefas de baixo impacto são automatizadas, toda a equipe pode se reorganizar para manter o foco somente nas atividades de alto impacto. Assim, mantém um foco estratégico, pois prioriza ações que realmente vão levar o negócio a atingir suas metas de longo prazo.
Melhor aproveitamento do potencial da equipe
Esse ponto está profundamente relacionado ao anterior. Você já imaginou quantos profissionais excelentes você tem na sua equipe, cujo potencial não está sendo aproveitado, porque ficam presos a tarefas burocráticas? Pois é, quando a empresa investe em automação de tarefas, esses profissionais podem, finalmente, demonstrar todo o seu potencial em atividades mais desafiadoras.
Isso é bom para a própria empresa, que obtém resultados melhores por meio da criatividade e inovação trazida pela equipe e também é bom para os colaboradores, que se sentem motivados e podem se desenvolver mais plenamente. Até mesmo a retenção de talentos é mais eficiente dessa maneira.
Agora que você já compreende as principais vantagens da automação de tarefas, aproveite para conferir estas 5 áreas para automatizar e melhorar sua empresa. E não se esqueça de seguir o 99 Empresas nas redes sociais — Facebook, Instagram e Twitter — para acompanhar mais conteúdos sobre este tema!
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