Aplicativos corporativos: como desburocratizar processos com eles?

Burocracia é vista como sinônimo de perda de tempo e dinheiro, dois recursos extremamente preciosos dentro das empresas. Então, não é surpresa que os gestores tenham como meta a desburocratização dos processos. Em outras palavras, eles buscam eliminar etapas desnecessárias, tornando o fluxo mais enxuto e eficiente.

Para atingir essa meta, a tecnologia é uma grande aliada. Podemos exemplificar com os aplicativos corporativos, que ainda têm a vantagem da acessibilidade. Neste post, você vai descobrir cinco benefícios de seu uso nas corporações para reduzir a burocracia nos processos mais comuns. Confira!

1. Redução de custos

Por meio de aplicativos corporativos, é possível reduzir o custo de certas atividades que não fazem parte do core business da empresa. Com isso, você economiza recursos para investir mais naquilo que realmente importa, como a diferenciação do seu produto/serviço ou a excelência no atendimento aos clientes.

Um bom exemplo é o uso de aplicativos para compartilhar documentos. Assim, sua equipe pode ter acesso a planilhas, relatórios e apresentações em qualquer lugar, sem precisar imprimir nenhum arquivo. Imagine a economia que isso representa em consumo de material — papel e tinta de impressora, por exemplo.

Outro programa que auxilia na redução de custos é o app de táxis corporativos, que garante tarifas mais baixas do que o serviço tradicional. Desse modo, você pode gastar menos no transporte de seus funcionários para reuniões externas ou outros eventos de negócios.

2. Aumento da produtividade

Melhorar a produtividade significa que seus colaboradores vão trabalhar em maior quantidade e qualidade. Eles vão se concentrar em obter resultados melhores e dedicar mais tempo àquilo que realmente importa, em vez de desperdiçar energia em atividades de baixa relevância.

Quer um exemplo? Então, vamos falar novamente sobre os aplicativos corporativos para serviço de táxi.

Ao adotar essa ferramenta, você não precisa mais que seus colaboradores dirijam de um local a outro. Isso significa que o tempo que ele gastaria atrás do volante pode ser dedicado à execução do serviço, enquanto ele é confortavelmente levado ao seu destino. Ele consegue rever a apresentação que vai fazer ao cliente ou adiantar e-mails e videoconferências no trajeto.

Outro ganho de produtividade com o app de táxi está relacionado ao fato de que não é necessário que um colaborador fique responsável por organizar todas as solicitações de corrida, já que cada solicitante pode gerenciar suas próprias chamadas por meio do smartphone. Assim, secretárias e assistentes têm uma tarefa burocrática a menos para executar.

3. Otimização de processos

Podemos incluir a otimização de processos entre os benefícios dos aplicativos corporativos. E isso tem absolutamente tudo a ver com desburocratização — aliás, são basicamente sinônimos. Um processo otimizado tem pouca ou nenhuma burocracia.

Um exemplo de como isso acontece é o fato de que esses recursos corporativos simplificam a aplicação de políticas de reembolso. Eles eliminam a necessidade de o colaborador pedir notas fiscais, arquivá-las e até elaborar relatórios de gastos. O próprio sistema já emite essas documentações, que podem ser resgatadas e compartilhadas a qualquer momento com o setor financeiro.

É o que ocorre quando você usa um app para táxis corporativos. Na hora da solicitação, o colaborador já elabora uma justificativa para aquela corrida. Quando o trajeto acaba, o recibo é emitido automaticamente. E fica tudo salvo na nuvem, no próprio software.

Para completar, o setor financeiro não precisa avaliar gasto a gasto a fim de autorizar o reembolso. A empresa pode criar parâmetros para as viagens, garantindo que apenas aquelas enquadradas nesses critérios serão autorizadas pelo aplicativo. Ou seja, corridas indevidas nem sequer acontecem.

4. Obtenção de informações em tempo real

O que é mais burocrático do que ter que esperar por informações atualizadas? Felizmente, com os aplicativos corporativos, essa espera acabou. Tudo que é feito por um usuário é imediatamente sincronizado para que os demais também possam acessar.

Algo semelhante é notado com o compartilhamento de documentos, por meio de serviços de cloud computing. Imagine uma planilha de vendas compartilhada com vários funcionários que estão na rua, oferecendo seus produtos. Todos eles podem acessar a planilha após cada visita, registrando os negócios fechados. E você, no escritório, consegue acompanhar os resultados totais em tempo real!

Demos o exemplo com planilhas, mas vale ressaltar que muitos softwares de gestão comercial fornecem versões mobile atualmente, justamente pensando na característica da flexibilidade.

E quanto ao app de táxi corporativo? Enquanto seus funcionários estão se deslocando entre um cliente e outro, você consegue acessar o relatório de custos quando quiser para verificar quanto será gasto em viagens no dia. A qualquer momento, é possível obter informação 100% atualizada.

Essa é uma vantagem importante para garantir um controle real de receitas e despesas e, claro, um planejamento financeiro muito mais eficiente.

5. Possibilidade de ter uma única solução

Imagine que burocrático precisar de um recurso diferente a cada viagem? É o que acontecia tempos atrás: se você viajava para outra cidade ou estado, tinha que se preparar com antecedência, selecionar e levar os números de telefone de diferentes hotéis, restaurantes e serviços de táxi.

Agora, com os aplicativos, a solução é sempre a mesma aonde quer que você vá. Um mesmo software faz suas reservas de hotel e avião para qualquer destino. Também indica os melhores restaurantes e até passeios, independentemente da cidade. E, claro, consegue um táxi corporativo a qualquer hora, em qualquer lugar, com estimativa de preço da corrida.

Para quem viaja a trabalho, essa simplicidade economiza muito tempo. E o mais importante: garante a tranquilidade de saber que, não importa onde você esteja, pode se concentrar nas suas metas enquanto o suporte tecnológico cuida do resto.

Como você percebeu, os aplicativos corporativos (principalmente o de táxi) têm grande potencial para reduzir a burocracia e aumentar a eficiência de atividades do dia a dia em uma empresa e na vida pessoal. Portanto, implementá-los é uma decisão estratégica inteligente para manter a competitividade do negócio.

Se você ainda tem alguma dúvida, preparamos um conteúdo especial destinado a apresentar 3 motivos para adotar um app de táxi. Confira no blog!