9 dicas para organizar o dia a dia de uma equipe de vendas

Organizar o dia a dia de uma equipe de vendas é sempre um grande desafio não apenas para o gestor comercial, mas também para os próprios vendedores. Afinal de contas, a produtividade depende de disciplina, de uma rotina estruturada e de processos enxutos. Por isso é tão importante capacitar os profissionais e fomentar uma cultura voltada à alta performance.

De fato, a equipe de vendas precisa lidar com uma série de reuniões fora do escritório, contatos, visitas e imprevistos. Falhas na administração desses compromissos podem colocar em risco o desempenho do time todo! O gerenciamento do tempo passa, então, a ser indispensável. E acredite: por meio de práticas simples, é mais que possível eliminar as ineficiências e garantir um rendimento extraordinário.

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Defina metas individuais e coletivas

Uma gestão orientada à produtividade deve se basear na definição e na distribuição de metas que sejam ambiciosas e, ao mesmo tempo, realistas. É preciso considerar os limites de atuação, cargo e senioridade de cada profissional, além do alinhamento com a estratégia corporativa, estabelecendo uma coerência entre discursos, ações e decisões.

É importante ressaltar que a colaboração e o senso de complementaridade são fortemente estimulados quando as metas são coletivas. Mas esse planejamento deve ser mais amplo, incluindo projetos, ações e cronogramas, de modo a fortalecer a integração entre os membros do time.

Padronize os processos internos

A ausência de processos padronizados costuma atrapalhar bastante o desempenho da equipe de vendas, gerando retrabalhos, dúvidas e atrasos. E esses desvios acabam prejudicando a imagem da empresa perante o mercado, deixando uma impressão negativa, de amadorismo.

É preciso, portanto, fazer um mapeamento detalhado dos processos internos para identificar problemas, gargalos e tarefas que não agregam valor. Assim fica mais fácil estabelecer procedimentos mais eficientes, eliminando inclusive os improvisos. Vale lembrar que a padronização dos processos também contribui para a gestão do conhecimento e para a identificação de inconsistências, ainda permitindo a criação de novos controles, monitoramentos e rastreamentos.

Planeje a rotina da equipe

A rotina da equipe de vendas deve ser planejada com antecedência. Considerando as metas definidas, é possível criar uma programação abrangente, de maneira que todos os vendedores saibam direitinho o que deve ser feito, como e quando. Com essa organização fica bem mais fácil manter o foco nos resultados.

Além disso, os profissionais devem ser estimulados a organizar suas próprias atividades diárias. Há várias técnicas que podem ser aplicadas, como a Getting Things Done (GTD), o método Pomodoro e a Two Minute Rule — regra dos 2 minutos. Cada um precisa encontrar o que funciona melhor para si. Uma sugestão é treinar as equipes nessas metodologias, para que sejam capazes de gerir melhor o tempo disponível.

Aprimore o sistema de comunicação

A qualidade do sistema de comunicação também interfere significativamente na produtividade do time. Por isso, é preciso contar com um sistema que abranja diversos canais internos — como newsletters, e-mails, aplicativos, plataformas, reuniões gerenciais e até mesmo o tradicional mural de avisos.

Além do mais, é fundamental se atentar para a linguagem e para o conteúdo das mensagens, a fim de garantir a utilidade e a aplicabilidade das informações. Desse modo, é possível manter a equipe atualizada sobre urgências, prioridades, indicadores e, principalmente, sobre os obstáculos a serem superados.

Evite ao máximo a sobrecarga

Um aspecto importante para a organização do dia a dia da equipe de vendas envolve a correta divisão das tarefas entre os vendedores. Nesse caso, cabe ao gestor avaliar a sobrecarga ou a ociosidade dos profissionais e redistribuir as obrigações de forma mais justa e igualitária. Aqui, mais uma vez, é preciso considerar a experiência e a capacitação dos envolvidos.

Também é preciso frisar que uma agenda inviável apenas desmotiva o time. Por isso, as atividades devem ser coordenadas com transparência e imparcialidade, privilegiando assuntos realmente relevantes para o negócio, de modo a evitar excessos ou desperdícios de recursos — financeiros e humanos.

Promova uma segmentação da equipe

A segmentação da equipe está relacionada à definição de papéis, que, por sua vez, depende das características e habilidades de cada vendedor. Essa divisão é ainda mais necessária quando a empresa atende clientes de diferentes setores ou quando oferece produtos e serviços diversificados. Assim é possível contar com especialistas, profissionais realmente preparados para conduzir todos os tipos de negociação.

Nesse caso, as análises de perfil e os programas de treinamento se tornam fundamentais para a formação de um time multidisciplinar, mas com know-how específico. Aí é que se vê claramente a importância de ter um RH atuando em conjunto com os gestores dos demais departamentos.

Tente eliminar as distrações

Tudo bem que as redes sociais e os aplicativos de mensagens são ótimos canais de relacionamento e diálogo com consumidores, fornecedores e parceiros, mas o detalhe é que esses recursos também podem reduzir drasticamente os índices de produtividade da equipe de vendas. Só que ainda existem várias outras distrações no ambiente de trabalho. Nesse caso, a questão comportamental deve ser tratada.

Levando tudo isso em conta, o ideal é estabelecer normas de conduta para reger a postura dos vendedores, principalmente em relação ao acesso à internet, a telefonemas, pausas, assuntos particulares e conversas paralelas.

Forneça condições adequadas de trabalho

O desempenho e a motivação da equipe também estão associados às condições de trabalho fornecidas pela empresa, incluindo aí uma infraestrutura moderna, layouts planejados e, claro, soluções tecnológicas — como softwares de gestão, aparelhos mobile e apps.

Aliás, a tecnologia permite a automatização de diversas tarefas, garantindo mais qualidade nas entregas e segurança no manuseio das informações. Dessa maneira, é possível sistematizar e simplificar muitas rotinas, de modo que os vendedores fiquem dedicados exclusivamente à superação de suas metas.

Coordene as visitas externas

O gestor de vendas precisa coordenar as visitas externas do time por meio de uma agenda semanal e mensal. É fato que os vendedores devem estar em campo, seja para prospectar novos clientes, para desenvolver negócios, para captar pedidos ou para fortalecer o relacionamento com os clientes atuais.

Mas para que essas visitas sejam realmente produtivas, é fundamental planejar todo o deslocamento, com trajetos inteligentes e sem atrasos. O uso de aplicativos de táxi corporativo pode ser uma excelente alternativa para organizar essas viagens. Assim, além de reduzir gastos, também é possível evitar as longas esperas e a perda de tempo.

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