7 dicas de como usar a tecnologia para reduzir burocracias

Na era do “pra ontem”, em que o imediatismo impera, reduzir burocracias é a grande sacada de qualquer empresa que deseja agilizar os processos, economizar verbas e ainda deixar seus colaboradores felizes. Mas se você é o tipo de gestor que ainda pensa que modernizar processos é algo dispendioso e caro, está na hora de abrir sua mente e perceber o mundo de benefícios que a tecnologia traz. Afinal, já é sabido que o excesso de formalismo atravanca o desenvolvimento de qualquer empresa.

Você certamente conhece quem afirma que fila de banco é algo do passado, por exemplo. Isso porque todas as suas transações bancárias já podem ser feitas pelo site ou aplicativo do banco. Rápido, fácil, seguro e a um clique de distância. Tudo bem na palma da mão. Então, se tais recursos tecnológicos podem gerar economia de tempo — e até mesmo de dinheiro, por proporcionarem tarifas menores ou nulas no uso de alguns serviços —, por que não adotá-los na sua empresa?

Neste artigo, vamos mostrar como a tecnologia pode ser uma grande aliada para fazer mais com menos, reduzindo as burocracias e deixando o tempo para o que realmente importa. Então, confira as 7 dicas que selecionamos e faça bom proveito!

1. Converta papéis em bytes

É muito provável que, quando ouve o termo burocracia, você logo pense em muitos papéis, carimbos e assinaturas. De fato, essa é uma realidade das organizações burocráticas. É só pensar nos aparatos do Estado. Por vezes, precisamos percorrer boa parte de uma cidade buscando assinaturas de diversos órgãos em pedaços de papéis, mais carimbos e protocolos para resolver um único problema.

Se todos esses processos estivessem apoiados na tecnologia, não há dúvidas de que teríamos mais tempo para investir em atividades produtivas, ou mesmo de lazer. Além disso, a economia poderia ser imensa: imagine o quanto uma empresa com filiais em diversas cidades gasta com a tramitação de malotes de documentos por meio de empresas de correspondências.

2. Migre softwares para a nuvem

A evolução da tecnologia cada vez mais indicada para reduzir burocracias, definitivamente, é a nuvem. Manter os sistemas de sua empresa na rede mundial de computadores pode até ser um passo que demanda certo investimento. No entanto, os benefícios em médio e longo prazos são incomensuráveis, uma vez que tais sistemas podem ser acessados remotamente a qualquer momento e de qualquer lugar — basta estar conectado à internet.

A utilização de softwares na nuvem reduz a necessidade de equipamentos robustos e abre um leque de possibilidades para sua empresa, como o home office. Por exemplo, em vez de perder tempo e investir muito dinheiro na compra de computadores com configurações exigidas por diversos sistemas, a sua empresa pode, simplesmente, oferecer smartphone ou tablet aos colaboradores para acessarem os sistemas.

3. Implante sistemas de gestão de qualidade

Muitos gestores acreditam que processos de gestão de qualidade são, na verdade, ainda mais burocracia para suas empresas. De fato, uma empresa que pauta seu funcionamento na qualidade de seus produtos ou serviços deve seguir metodicamente diversos procedimentos. Por exemplo, normalmente os setores de qualidade trabalham com inúmeros documentos de certificação e parametrizações de processos internos e externos.

Porém, quando você tem todo o processo muito bem documentado e de fácil acesso, a solução de problemas e a implementação de melhorias fica muito mais ágil e eficaz. Isso porque você reduz burocracias na interação de setores diferentes e otimiza os resultados daquilo que deseja.

4. Adote canais de comunicação

Os canais de comunicação oficiais são importantes em qualquer empresa, sejam eles voltados para a comunicação interna ou para o contato com clientes e fornecedores. No entanto, quando se estipula determinada tecnologia e a oficializa como canal padrão, você está organizando e otimizando o histórico das informações.

Imagine só todo o trabalho de consultar o histórico de um cliente cujo atendimento é realizado por aplicativos de telefonia VoiP, mensageiros instantâneos, telefone, chat online e, ainda, e-mail. Não tem como reduzir burocracias com a verificação de tantos arquivos e gravações com tantos canais de comunicação.

5. Otimize reuniões

Nas grandes empresas, um dos maiores motivos de perda de tempo — e de dinheiro — é a cultura de não otimizar reuniões. Encontros que são marcados sem planejamento e para os quais as pautas não são alinhadas costumam ser desperdício garantido de tempo.

Mas o aumento de produtividade é considerável ao implantar a cultura de planejar previamente uma reunião, validando se ela é realmente importante e comunicando a todos os convocados os pontos que serão abordados e o tempo previsto para cada um deles. E o melhor, tudo isso já pode ser feito por meio de softwares — e vários deles são gratuitos.

6. Use aplicações corporativas

As dicas anteriores se tornam ainda mais eficientes por meio de aplicações corporativas. Aliás, essa é a melhor forma de usar a tecnologia para reduzir burocracias, porque existem diversas soluções práticas e eficientes para a sua empresa. Elas vão desde agendas virtuais, passando por softwares para gestão de processos e informações, até os aplicativos de serviços, como os de táxi corporativo. Além da facilidade de ter tais aplicações na palma de sua mão, elas proporcionam a otimização dos processos, maior segurança e economia.

Pensemos em uma empresa cuja equipe comercial faz muitas visitas externas, por exemplo. Ao adotar um aplicativo de táxi corporativo, ela automatiza os processos de prestação de contas dos traslados, sem aqueles temidos recibinhos feitos à mão. Além disso, o custo tende a ser menor, já que a empresa pode receber vantagens conforme o volume de utilização do serviço. Um outro ponto muito interessante, nesse caso, é o fato de reduzir burocracias — ou melhor, eliminá-las — no processo de liberação de dinheiro para os colaboradores pagarem o transporte.

7. Dê autonomia para reduzir burocracias

Por último, e a menos tecnológica de todas as dicas — mas nem por isso a menos importante —, é o incentivo ao intraempreendedorismo. Ou seja, dar autonomia e incentivar que os colaboradores apresentem soluções tecnológicas que visam reduzir burocracias, otimizar os processos internos e maximizar os lucros.

Empresas que encorajam a autonomia de seus profissionais na rotina e adotam o intraempreendedorismo como característica intrínseca de suas gestões são as que mais desenvolvem potencial de crescimento em curto e médio prazo. Uma prova real disso é o boom de startups, que são empresas enxutas cujos profissionais exercem grande autonomia em suas áreas.

Como é possível ver, a tecnologia é uma grande aliada para reduzir burocracias em qualquer empresa, inclusive as PMEs. No entanto, a adoção dessas soluções tecnológicas tem melhor resultado quando respaldada pelo incentivo à autonomia dos colaboradores. Interessante, não acha? Então, não perca mais tempo e curta a nossa página no Facebook para receber muitas outras dicas interessantes como essas.

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