Você considera sua empresa segura? Reflita um momento antes de responder, pois atualmente existem várias maneiras de uma organização perder dinheiro e os gestores nem ficarem sabendo. As fraudes podem ser desde desvios financeiros até gastos irregulares com transporte. Além do prejuízo financeiro, a empresa deixa de ganhar em vantagem competitiva, pois seus controles internos são claramente falhos.
Se você acha que apenas grandes empresas são alvos de fraudes está muito enganado. Independentemente do porte do negócio, ele é suscetível a fraudes internas e externas. As fraudes internas são consequências diretas de funcionários que não possuem os valores alinhados com a organização e faltam com a ética. Já as externas acontecem por falta de planejamento e negligência na construção do produto/serviço oferecido.
Um escritório de advocacia, por exemplo, precisa tomar medidas cautelosas para evitar que informações confidenciais dos clientes caiam em mãos erradas. Atualmente, qualquer organização pode ser alvo de criminosos digitais, que demandam resgates, fazem chantagens e ameaças.
Funciona assim: existem criminosos especialistas que bloqueiam o acesso das empresas aos próprios dados e exigem um resgate para desbloquear os arquivos criptografados. Para dificultar o rastreamento, geralmente exigem que o resgate seja pago com a moeda virtual bitcoin. As empresas são escolhidas aleatoriamente, e aquelas que não possuem sistemas de segurança para proteger seus dados estratégicos estão correndo mais risco.
Já uma agência de publicidade precisa ter controles internos seguros para evitar que peças de clientes sejam usadas de maneira indevida. Plágio é apenas uma consequência ruim, mas, dependendo do nível de exposição, é possível que o cliente perca vendas porque todo o planejamento estratégico foi exposto para seus concorrentes. Sem falar que a própria agência pode perder clientes, que ficam com medo de ser as novas vítimas. Parece um pesadelo, não é mesmo?
A verdade é que a maioria das empresas não dedica o tempo suficiente para proteger seu negócio contra fraudes, e isso pode ser muito perigoso. Uma empresa que perde credibilidade no mercado precisa percorrer um longo caminho para conquistar novamente todos os clientes. No caso de prejuízos financeiros, é bem mais fácil de calcular. Desvios que são feitos sistematicamente acabam interferindo no lucro da própria empresa. Só que, se ela não sabe que está sendo vítima de fraude, fica difícil mensurar.
Para cada tipo de fraude existe uma forma de se proteger, o importante é colocar em prática as recomendações para tornar sua empresa cada vez mais segura. Vamos lá?
Proteja sua empresa contra fraudes digitais
Como falamos no início do texto, os criminosos digitais não perdem a chance de invadir sistemas de empresas que não possuem proteção eletrônica. Se a sua equipe utiliza uma rede de computadores, sabe que muitos programas não são aconselháveis para ser usados porque deixam a empresa vulnerável a ataques.
Nesse sentido, a área de tecnologia precisa estar constantemente atualizada sobre os riscos que os funcionários estão correndo para evitar fraudes digitais. Geralmente, os ataques corporativos mais comuns usam vírus e malwares para chegar a dados e invadir computadores e smartphones.
Outra forma de prevenir crimes virtuais é instruir bem sua equipe. Muitos invasores capturam dados digitados por meio de sites aparentemente confiáveis. Eles enviam um e-mail simulando que são do banco ou da operadora de celular e solicitam informações como senhas e números de documentos.
No momento em que o usuário clica no link enviado e preenche os dados solicitados, os invasores podem cometer fraudes digitais a partir de um computador da empresa. Por isso, a equipe de TI precisa alertar todos os funcionários para tomar cuidado com e-mails que solicitam cadastros ou que tenham promoções imperdíveis. Todos devem ficar atentos para evitar cair em pegadinhas!
Invista em uma ferramenta de gestão para evitar fraudes de transporte
As fraudes de transporte em uma empresa geralmente acontecem quando o gestor não tem o auxílio de uma plataforma voltada para o meio corporativo. Nesse sentido, ele mesmo precisa verificar todas as despesas de deslocamentos da equipe, conferir as notas e reembolsar os funcionários.
Nesse processo, o risco de alguma fraude passar é bem grande. Afinal, cooperativas de táxi ainda usam boletos ou notas fiscais em papel e não possuem um sistema integrado para gerar relatórios confiáveis. É um trabalho maçante e que gera muita dor de cabeça porque o volume das corridas é alto.
Como os gastos com transporte em empresas são essenciais para conquistar novos clientes, interagir com fornecedores, buscar materiais ou documentos, é importante otimizar os recursos e evitar fraudes. Ao utilizar a plataforma do 99 Empresas, o gestor não só vai ter acesso a um sistema totalmente voltado para o meio corporativo como terá informações detalhadas sobre cada corrida feita em nome da empresa. Use a tecnologia para reduzir burocracias!
Uma das principais facilidades do 99 Empresasé que o gestor pode incluir e excluir colaboradores autorizados a se deslocar pela empresa em poucos cliques. Além disso, é possível exigir que cada corrida tenha uma justificativa obrigatória.
Cada colaborador precisa preencher esse campo para que o carro seja solicitado. A empresa que utiliza o 99 Empresas praticamente zera o risco de fraudes relacionadas ao transporte.
Estabeleça controles internos para evitar irregularidades contábeis
Monitorar gastos e receitas de uma empresa é responsabilidade da área financeira. Dependendo do porte da organização, os controles são divididos com o departamento de contabilidade também. Fraudes contábeis podem decorrer de erros operacionais ou de irregularidades intencionais.
Dependendo do contexto, esses erros geram reflexos significativos no caixa da empresa. E isso é ruim tanto para saúde financeira do negócio quanto para o crescimento da organização. Desfalques financeiros, manipulação das demonstrações contábeis e sonegação de impostos são exemplos de fraudes que acontecem frequentemente.
E se as contas não fecham é preciso buscar formas de evitar que irregularidades contábeis aconteçam. Como fazer isso? O primeiro passo é ter auditores internos e externos para ajudar a detectar fraudes ou erros. Em seguida, é recomendável ter um cronograma com avaliações periódicas.
Os controles internos têm como objetivo proteger o patrimônio da empresa, promover a confiabilidade dos seus registros contábeis. Outra dica é investir em um software especializado que possa automatizar parte do trabalho de conferir as movimentações financeiras da empresa.
Dessa maneira, os dados coletados pelo programa podem ser analisados pelos gestores, e eles podem identificar as fraudes de forma muito mais rápida. Lembrando que nem sempre um erro é resultado de uma fraude, por isso cada caso deve ser analisado com cuidado.
O que achou das nossas dicas para proteger sua empresa contra fraudes? Mantenha sua equipe atualizada para evitar que criminosos digitais invadam o sistema, utilize o 99 Empresas para gerenciar os gastos com transporte e estabeleça controles internos para evitar irregularidades contábeis. Deixe sua empresa segura para crescer!
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